Hybridarbete: Från ensamhet till självklarhet
Hur en akut pandemi-åtgärd blev norm, och vad det innebär för framtiden.
Det som skulle varit en tillfällig lösning — isolering och hemmakontor — visade sig fungera långt över förväntan. Så bra att vi nu har fortsatt jobba på distans, åtminstone delvis. Med ökad produktivitet, nöjdare medarbetare, mindre restid och lägre kostnader för många verksamheter har hybrid- och distansarbete blivit vårt nya normalläge. Så om produktiviteten är på topp och alla verkar nöjda, finns det någonting att oroa sig för? Jadå! Vi tittar på företagens utmaningar ur tre aspekter: Arbetet, medarbetarna och arbetsplatsen.
Calle Rosengren, docent och lektor vid Lunds universitet, forskar kring relationen mellan teknikutveckling och arbetsvillkor.
— Att jobba på distans är inte ”bra” eller ”dåligt”; hur det fungerar beror på den totala situationen, arbetsbelastning, samarbete med kollegor, vilket stöd chefen kan erbjuda och så vidare. Det finns inte ett enskilt sätt att göra denna omställning till hybridarbete. Men det är viktigt att inte bara utgå ifrån individuella tankar om hur det ska fungera, utan från verksamheten i stort. Vad har företaget för mål, strategier och utmaningar? Hur jobbar vi bäst tillsammans för att möta detta? Det går inte att bygga en organisation på enskildas önskemål — det handlar om att se till verksamhetens och samtliga medarbetares bästa.
Nyligen undersökte Calle Rosengren distansarbete i två svenska kommuner. Den ena kommunen tillät inte distansarbete alls innan pandemin, och blev 2020 tvingade till en drastisk omställning.
— Vi ser att utmaningarna har varierat under pandemin. I början var det tekniken, att bygga upp hemmakontor och få kundrelationer och möten att fungera vettigt. När man vant sig vid detta tyckte många av deltagarna i vår studie att distansarbetet var toppen. Mot slutet av studien började många sakna det kollegiala, den sociala biten.
1. Arbetet: Omfamna hybrid-modellen
Experterna på framtidsspaning — Forbes, The Economist, McKinsey, Harvard Business Review, Wired — är rörande eniga: Den flexibla arbetsplatsen är här för att stanna. Fördelarna med en friare tolkning av begreppet arbetsplats är för stora för att bortse ifrån, och till och med den mest inbitna skrivbordskramaren har insett att gräset kan vara grönare bortom kontorslandskapets horisont.
— Redan innan pandemin genomförde vi en dagboksstudie, där deltagarna fick beskriva hur deras arbetsliv såg ut. Vissa drog en knivskarp gräns mellan jobb och privatliv, andra rörde sig mer sömlöst emellan och integrerade arbetslivet med det privata. Det fanns också dem vi kallade ”platsseparerare”, som gärna jobbade över om det behövdes — men aldrig hemifrån, säger Calle Rosengren.
Hur gick det för dem när de tvingades jobba hemma?
— Jo, de hittade metoder för att tydligt separera arbetsliv och privatliv. De avsatte en hörna hemma, som enbart användes som arbetsplats. De jobbade bara på specifika, avgränsade tider. De klädde sig i kontorskläder, som sedan togs av vid arbetsdagens slut. Efter frukost tog de en promenad för att simulera att de ”gick till jobbet”. Vissa gjorde till och med lunchlådor. Det var nästan som att de live:ade kontorsarbete.
Många vinner mycket tid och energi på att slippa pendling, energi som kan ägnas åt jobbet och omvandlas till ökad produktivitet. I så måtto ligger en tillåtande hållning till hemmakontor minst sagt i arbetsgivarens intresse. Det är ofta lättare för människor att få ihop vardagen när de inte måste vara på kontoret — att slänga in en tvätt mitt på dagen, till exempel, eller ställa fram mellanmål åt hungriga barn efter skoldagen slut. Hemmajobbandet har också skapat möjlighet för många att köpa ett större boende längre från stan, eftersom de inte måste ta sig till kontoret varje dag.
— Egenkontroll och inflytande är generellt viktiga friskfaktorer. Att kunna påverka hur man jobbar — var, när och med vem — spelar stor roll för hur människor trivs och utvecklas på arbetet, säger Calle Rosengren.
2. Medarbetarna: Chefens ansvar — oavsett var kontoret ligger
Lika vilsamt som det kan vara att sitta ostörd i sin bubbla och plöja igenom dagens uppgifter, lika stressande kan det kännas när man inser att man inte ens är helt säker på vad dagens uppgifter är … och att det inte står någon lojal kollega att fråga vid kaffebryggaren. Det kan vara svårt att ersätta den utveckling som man ofta får på en fysisk arbetsplats: samtal och insikter vid kaffeautomaten, diskussioner över lunchen … Samtidigt som många av oss blir mer effektiva och får mer gjort på hemmakontoret, så förlorar vi de informella mötena, mini-mötena, som gynnar idéer, kreativitet och samhörighet. Det händer inte på samma sätt i ett Zoom-möte. Så vad måste arbetsgivaren göra, för att stötta medarbetarna och se till att de mår bra och utvecklas även på distans?
— Det är arbetsgivarens ansvar att hålla koll på arbetssituation och belastning även när en anställd jobbar hemma. Det finns en risk att detta glöms bort när vi inte är på plats på kontoret. Som chef behöver du se över situationen och införa tätare avstämningar, ännu mer konkreta uppgifter och tydligare uppföljning av dem. Den som jobbar på distans tar ett större eget ansvar för arbetet, och då måste uppgifterna vara tydliga, säger Calle Rosengren.
När köket blir kontor.
— Som ansvarig chef bör du också betona vikten av arbetsmiljö — såväl ur ett ergonomiskt perspektiv som behovet av rätt utrustning och möjligheten till att jobba ostört. Du behöver också påminna dina medarbetare om och ge dem utrymme för återhämtning, att stänga av och varva ner. Som chef och arbetsgivare sätter du alltid en standard, du måste föregå med gott exempel och uppmuntra medarbetarna att föra samma sak. Hur du väljer att arbeta blir någon annans arbetsmiljö. Mailar du kl 22 på kvällen, vilka signaler sänder det? Förväntas ett svar då? Tydlighet i förväntningar, uppgifter och ansvar har blivit viktigare än någonsin.
3. Arbetsplatsen: Kontoret som skyltfönster
Redan för ett tiotal år sedan formulerades i Sveriges Miljömål ett antal åtgärder som,i den bästa av världar, ansvarsfulla företag skulle vidta för att minska sin miljöpåverkan. Minskad pendling, fler resfria möten och mindre lokaler var några av de föreslagna åtgärderna som nu blivit norm, tack vare (pandemi-påtvingat) distansarbete. Och de faktiska kontorsytorna förändras nu radikalt.
Riskerar vi A-Lag och B-Lag när bara vissa är på kontoret?
— Vi går allt mer mot aktivitetsbaserade kontor, där medarbetare är när de behöver vara det. Inga fasta platser, snarare kanske arbetsteam som ses och jobbar på kontoret tillsammans vissa dagar. Fenomenet co-working spaces växer snabbt, och vissa kommuner har insett att det kan vara en bra idé att stötta framväxten av dessa. Co-working spaces har ju allt som ett vanligt kontor har, men som kan vara svårt att skapa hemma: god ergonomi, mötesrum och även den sociala biten, säger Calle Rosengren.
— Förut var det status för företag att ha stora, häftiga kontor med bollhav, skateboardramper och dagis à la Google. Nu är flexibilitet och frihet viktigare. Men kontoren kommer finnas kvar, de är fortfarande ett viktigt skyltfönster för många företag. Mina studenter som börjat jobba berättar om hur viktigt det fysiska kontoret fortfarande är; det är en plats där man kommer in i arbetsuppgifterna såväl som i kulturen och gemenskapen. Och det har stor betydelse hur kontoret ser ut.
Enligt samma studenter har det under de senaste två åren varit tufft att komma till en ny arbetsplats. Hur kommer man in i gruppen och gemenskapen, hur lär man sig arbetsplatsens rutiner, dynamiken på företaget, när man bara ser sina kollegor i videomöten?
— Här gäller det för arbetsgivaren att lägga upp en bra plan och strategi för onboarding. Hur hjälper man nyanställda att komma in i jobbet, att känna sig välkomna och att de har koll på förväntningar och uppgifter, även om en stor del av arbetet utförs någon annanstans än på kontoret?
Även om distansarbete ofta gynnar produktiviteten, hämmas vi när det saknas effektiva metoder för kommunikation och samarbete i team som sitter geografiskt utspridda. Med hjälp av VR kan arbetsteam mötas och samarbeta effektivt i en virtuell miljö. “Hierarkin” mellan de som befinner sig i rummet och de som jobbar på distans plattas ut ju verkligare VR-upplevelsen blir. Presentationer och demonstrationer blir mer levande och medryckande än någonsin förut med hjälp av AR. Tekniken har inte nått sin peak, långt därifrån, men i och med de stora hård- och mjukvarujättarnas iver att utveckla den bästa lösningen kan vi nog se fram emot VR-möten där upplevelsen är som att vara på plats — eller kanske ännu bättre, med diverse AR-funktioner. Microsoft (HoloLens), Meta (Oculus) med flera utvecklar olika VR-lösningar för företag, som ska sudda ut gränserna och föra hemarbetarna närmare kontorsarbetarna. Det är nästan en kapprustning om vem som kan erbjuda den mest intima upplevelsen i ett rum, samtidigt som människor befinner sig på helt olika platser. Calle Rosengren menar att det är en stor skillnad mot distansmöten via exempelvis Zoom.
— Ja, det kommer bli en viktig faktor. Vi har faktiskt ett VR-labb på institutionen. VR tillåter oss att se och läsa kroppsspråket hos alla deltagare i ett möte, vilket ger en helt annan interaktion än när vi bara är ett suddigt ansikte genom webbkameran.
Till syvende och sist handlar det om att vara en attraktiv arbetsgivare, som drar till sig (och behåller) de bästa. En stor del av vårt nya arbetsliv har normaliserats på väldigt kort tid, men det gäller att ha respekt för att förändringarna är stora och långt ifrån färdiga. Att bygga en struktur för en verkligt effektiv och välfungerande hybridmodell kommer ta tid. Som arbetsgivare eller chef bör du vara tydlig med att den nya modellen för arbete kommer ta flera år att implementera och behöver skruvas på upprepade gånger innan vi hittat det som fungerar bäst för arbete, arbetare och arbetsplats. Såväl chefer som medarbetare kan behöva bjuda till under en övergångsfas, medan vi anpassar och hittar nya metoder och organisationer. Viktigast att komma ihåg är kanske detta: Det är inte hur vi når våra arbetsresultat som ska räknas och premieras, utan vad vi faktiskt levererar — oavsett om det sker från köksbordet eller i konferensrummet.
Checklista för medarbetare:
- Arbetsplatsen hemma. Är den ergonomisk, ostörd, rätt utrustad? Tänk efter vad du behöver för att hemmakontoret ska fungera optimalt, och diskutera med din chef.
- Rutiner. Behöver du tydliga vanor för att hemma-jobbandet ska funka lika bra som på kontoret?
- Familjen. Hur är deras förväntningar? Förstår barnen att du är “på jobbet”, fastän du sitter hemma?
- Ledig och skärmfri. Se till att skapa en rutin som verkligen låter dig “gå från jobbet”, även om det bara innebär att stänga datorn och lämna rummet.
Checklista för chefer:
- Dags att införa fasta dagar för närvaro på kontoret? Se till att ha en plan för de dagarna! Vad ska hända då? Vilka möten bör ske på plats, vilket arbete utföras?
- Tydliga uppgifter, förväntningar och deadlines till medarbetare på distans.
- Tydlig uppföljning — medarbetaren måste få bekräftat att hen gjort vad som förväntats, och om inte: vad mer som ska göras.
- Miljön på hemmakontoret. Har medarbetarna allt de behöver? Ergonomi, teknik, utrymme …
- Gör och följ en plan för hur du hjälper medarbetarna att hantera stress och återhämtning.
- Onboarding av nya medarbetare: Hur ska den gå till, för att de nya ska känna sig välkomna och så fort som möjligt komma in i jobbet och skapa värde?
”AI kommer skapa enorma värden”
Skenande arbetslöshet och teknologisk singularitet? Eller ökat välstånd och ljusnande framtid? Vi tittar närmare på hur AI, robotik och automatisering påverkar jobben och företagen.
Är ni framtidssäkra?
Företagets ledning kan ha stoppat huvudet i sanden. Eller så omfamnar de framtiden med hull och hår och planerar nästa konferensresa i Metaverse. Oavsett vilket, så har begreppet “digital transformation” definitivt studsat över mötesbordet. Så vad är det? Varför händer det nu? Vilka är målen, fallgroparna, och vad är ett framtidssäkert företag?
Framtidens vård
Framtidens sjukhus levererar vård som är effektiv, högkvalitativ, patientsäker — och grön. Fossila bränslen fasas ut och engångsartiklar byts mot cirkulära. Digitala assistenter analyserar journaler och tech-jättar som Amazon gör gigantiska investeringar i primärvården. Katalysatorn? Teknik och it: SaaS, smart-tv, AI.