Framtidens videomöte

Det viktigaste för användarna

Så vad är det användare vill ha? Mest av allt: Känslan av att faktiskt vara med i mötet, på samma premisser som alla som fysiskt befinner sig på plats.

Trots att de flesta av oss lärt sig stänga av mikrofonen och sätta på kameran, räcka upp handen, utöva turtagningens sköna konst i samtal och inte resa sig upp utan byxor, så återstår en hel del utmaningar för att möten via video ska uppfattas lika säkra, inkluderande och stabila som det fysiska mötet. Den mest intressanta och betydelsefulla delen av utvecklingen är förstås tekniken. AI, molnlösningar och allt bättre hårdvara borgar för en användarupplevelse radikalt annorlunda än våra tidiga, suddiga Skype-samtal i grodperspektiv med glappande ljud och obekvämt långa pauser i dialogen. Vi människor är häpnadsväckande känsliga för brott mot regeln “no gap, no overlap”; det vill säga, den tysta överenskommelsen att samtal ska flyta utan pauser mellan deltagarna, men också utan att vi avbryter och faller varandra i talet. Faktum är att det finns en mycket exakt tidsrymd som får passera mellan två talare innan vi börjar skruva på oss och undra om vi sagt någonting dumt: 200 millisekunder.

Avancerad teknik lätt att använda

Det kanske dröjer en stund innan Protos hologram-lådor blir självklarheter i varje mötesrum. Men de flesta företag kan redan nu ta ett rejält kliv framåt bara genom att uppgradera mötesrummets maskinpark. Många har helt enkelt inte investerat tillräckligt i teknik och mötesrum. Felplacerade mikrofoner, bristfälligt ljus och lågkvalitativ hårdvara får distans-deltagarna att upplevas (och känna sig) som ovälkomna gäster, som dessutom stör mötets flow genom att svara på tilltal med flera millisekunders obekväm fördröjning. Så om vi alla är införstådda med att hybridmötet är här för att stanna: varför görs inte mer för att optimera dem? 

Ett vanligt missförstånd är att mer högteknologisk utrustning kräver specialkompetens. Många företag drar sig för att uppgradera sin videokonferens-utrustning eftersom man befarar att mer avancerad hårdvara ska vara svår att installera och använda. I själva verket är det tvärtom: den mest sofistikerade utrustningen bjuder i regel också på den bästa användarupplevelsen. Många konferenskameror är idag i princip plug-and-play, samtidigt som ljud och bild är kristallklart.

Effektiviteten får ta smällen

Premium-riggade konferensrum räcker dock inte hela vägen fram. Minst lika stort är behovet av bättre utrustning för hemmakontor. Under pandemin kämpade vi på med hackigt ljud och usel bild och osmickrande kameravinklar, och tröstade oss med att det bara var tillfälligt. Många gånger var problemet inte mjukvaran, utan utrustningen. Smidiga, högkvalitativa webbkameror och mikrofoner är inte statusprylar för tekniknördar, det är hygienfaktorer för varje hemmajobbare. Även mjukvara gör förstås mötena bättre och mer effektiva: transkribering i realtid, översättning, fildelning och integrationer med produktivitets-appar som Trello, Asana och Slack.

Den som ändå tvekar att investera i riktigt bra utrustning kanske bör skänka en tanke åt effektiviteten i ett möte där ena hälften av deltagarna inte hör vad som sägs, och den andra inte ser vad som presenteras. Välfungerande videomöten är idag helt avgörande för produktivitet och samarbete, och det har blivit självklart för oss att kunna delta i möten utan att vara på plats fysiskt. Det kräver att man som företag håller sig med rätt teknik och även ser till att medarbetare på distans har adekvat utrustning. Allt annat är ohållbart.