Nya scheman sparar 25 miljoner och förbättrar äldreomsorgen

En krympande arbetskraft, och mer att göra. Det är vad den stora kompetensutmaningen åren framöver handlar om, en konsekvens av att andelen äldre i samhället växer.
Kan schemaplanering lösa det?

Nej, kanske inte hela vägen, men i alla fall underlätta situationen en hel del.
– SKR har räknat ut att enbart kommunernas äldreomsorg behöver ett tillskott med runt 6 000 tjänster årligen för att möta demografiutmaningen om vi fortsätter som idag. Men bara genom en enda förändring – minska nattpassens längd med en timma, som vi har gjort nu i Marks kommun – minskar behovet med motsvarande 2 400 heltidstjänster om det genomfördes i äldreomsorgen i hela Sverige, säger Susanne Åhman, socialchef på Marks kommun.

Susanne Åhman, socialchef på Marks kommun.

Att gå från tio timmar till nio på natten är en av fyra schemaförändringar som kommunen har genomfört.

De tre andra förändringarna ser ut så här:

• Den ordinarie personalen jobbar nu fler helger. Varannan helg, i stället för antingen var tredje eller två av fem helger. Det här har minskat behovet av att ta in timvikarier, alternativt att låta medarbetare jobba övertid eller gå kort.
• Deltidspersonalen jobbar nu lika många dagar i månaden som dem som arbetar heltid, fast färre timmar per dag. Tidigare var det tvärtom. Då jobbade de färre dagar än heltidspersonalen, men lika långa pass. Det bidrar också till att det blir lättare att möta brukarnas behov.
• De delade turerna har helt tagits bort (att komma in några timmar på morgonen och förmiddagen, och sedan fortsätta jobba på eftermiddagen och kvällen). Det kostar kommunen sex miljoner, men ses som nödvändigt av arbetsmiljöskäl.

Tillsammans har förändringarna resulterat i 25 sparade miljoner det senaste året, eller motsvarande 50 heltidstjänster (Marks kommun har totalt 700-800 medarbetare i äldreomsorgen).

Ledstjärnan har varit enkel: Bemanna utifrån brukarnas behov

Även om mycket pengar har sparats, är det inte ekonomi som varit utgångspunkten. I stället är det brukarnas behov som har stått i fokus i den nya schemaläggningen.

– Vi ska bemanna utifrån brukarnas behov. Det är det som har styrt. Våra personalresurser ska arbeta på tider och platser där de gör som bäst nytta, säger Susanne.

– Det kan tyckas självklart. Men efter att ha jobbat drygt 30 år som chef inom den här typen av verksamheter, med socialtjänst och mycket dygnet-runt-arbete med äldreomsorg och så, kan jag säga att, nej det är det inte.

– Fram till 90-talet någon gång utgick man från brukarnas behov, och många jobbade varannan helg på den tiden. Men sedan hände något. Kommunerna började röra sig mer mot personalönskemålsstyrd schemaläggning. Plötsligt handlade det inte lika mycket om brukarnas behov i första hand, utan mer om hur personalen ville arbeta.

En annan sak som hände – som enligt Susanne var väldigt olyckligt – var att schemaplaneringen togs över av samordnare i stället för att cheferna gjorde jobbet.
– Många chefer, inklusive jag själv, kände ”Gud, vad skönt. Nu kan jag fokusera på viktigare saker.” Jag insåg det inte då, men jag släppte inte bara iväg stora delar av den ekonomi jag var ansvarig för, utan även kvaliteten och arbetsmiljön. För om jag inte såg till att det var rätt bemannat utifrån brukarnas behov så fick ju personalen stressa, samtidigt som det var överbemannat på andra tider.

Schemat påverkar verksamhetens kvalitet och effektivitet

Schemaläggning har en stark inverkan på kvaliteten och effektiviteten i verksamheten, understryker Susanne.
– Om jag skulle tillmötesgå personalens önskemål om att återgå till att jobba var tredje helg, då hade vi saknat 197 arbetspass inför varje helg. Våra äldres behov av att komma upp på morgonen, gå på toaletten, och göra i ordning frukost ser ungefär likadant ut på lördag och söndag som på vardagarna. Nu är vi i mycket högre utsträckning bemannade så som verksamheten faktiskt behöver, säger hon.

Att optimera schemaläggningen utifrån brukarnas behov är som ett avancerat pussel.
– Vet du hur många schemavarianter du kan ta fram om du ska lägga en persons 5-veckorsschema med tre möjliga turer? Flera miljoner. Det säger något om hur kvalificerad uppgift schemaläggning faktiskt är. Ändå ses schemat som enkel administrativ syssla på många håll. Uppgiften får inte alls den tid och det stöd som den behöver.

– Vi har numera en bemanningsspecialist anställd som stöd till våra omkring 50 verksamhetschefer när det gäller just schemat. Det behövs verkligen, särskilt som vi byter schema var åttonde vecka för att kunna möta brukarnas behov som hela tiden ändras, säger hon.

Alla enhetscheferna utbildades i bemanningsekonomi

Innan den nya schemaläggningen infördes för ungefär ett år sedan utbildades alla enhetschefer i bemanningsekonomi.
– Det är ju första linjens chefer som behöver kunna förklara för sina medarbetare. Och då behövde vi klä på dem så mycket kunskap vi bara kunde. Stödfunktioner som ekonomi och HR fick också gå utbildningen. Även facket bjöds in.

Enhetscheferna i Marks kommun har hjälp av både sin bemanningsspecialist och det digitala planeringsverktyget TimeCare för att lyckas med schemaläggningen.
– Cheferna lägger in sina bemanningskrav. Till exempel hur mycket personalresurser krävs måndag morgon mellan 06.00 och 06.15 på äldreboendet Solgård? Det lägger cheferna in, och det i sin tur blir grunden till det arbetstidsschema som läggs.

Verktyget säkerställer även att scheman följer lagar och avtal.
– Man skulle önska sig att det en dag kommer en knapp som man trycker på och så kommer det ut perfekta scheman för hela verksamheten. Där är vi inte än. Det är alldeles för många parametrar att ta hänsyn till. Kanske blir det AI som möjliggör det i framtiden. Men vi får jättegod hjälp av verktyget, säger Susanne.

Bättre arbetsmiljö – men många protester

Personalen är inte helt nöjda med förändringen. Många föredrog den tidigare schemaläggningen – när de schemalagda helgpassen var färre, och när de lediga dagarna var fler för att balansera de längre nattpassen.
En lång rad undersköterskor har offentligt kritiserat lokalpolitikerna och uttryckt sitt missnöje i de lokala medierna.

– Jag visste att reaktionerna skulle komma, för det är inte populärt med den här typen av förändringar. Jag förstår det, men vad är alternativet? Det saknades alltid personal inför helgerna, och brukarna har i stort sett liknande behov oavsett veckodag och välfärden behöver tryggas framöver.
Susanne påpekar att det finns en stor uppsida även för personalen, även om den har hamnat i skymundan.
Den handlar om arbetsmiljön.

– Förut, om jag som undersköterska på fredagen såg många luckor i schemat inför mitt helgpass, så uppstod mycket osäkerhet. Vem ska jag jobba med? Kommer det in någon jag känner eller någon helt okänd? Gillar jag den personen? Kanske kunde inte luckan fyllas, och ledde det till att man fick stressa för att hinna med. Nu bemannar vi i stället med ordinarie personal, och luckorna blir mycket färre. Eftersom de delade turerna har tagits bort har också har helgerna blivit lättare.