Lyckas med 10 000-timmarsprojekten: 5 skäl att välja teamleveranser i systemutvecklingen

– Systemleveranser ger högre kvalitet, ökad effektivitet, bättre redundans, mindre risk, och en enklare och kostnadseffektivare förvaltning, säger Simon Norman, chef för satsningar och systemutveckling på Atea.

Simon Norman har träffat många verksamheter där man först varit tveksamma inför idén att låta en leverantör ta ansvaret för ett projekt.

– Det svåraste är att släppa kontrollen. Men de som vågar ta steget ångrar sig sällan, för uppsidorna är många, säger Simon.

Ge det chansen och få egen erfarenhet och möjlighet att utvärdera resultatet.

– Om ni exempelvis köpt 30 000 timmar systemutvecklingstjänster det senaste året, bestäm er för att 10 000 timmar under det kommande året ska ske i form av en teamleverans, så får ni själva uppleva skillnaden, tipsar han.

⏬ Här nedan ger Simon fem anledningar till att allt fler verksamheter väljer teamleveranser framför resurskonsulting.

1. Kvaliteten

Resurskonsulting:

”I löst sammansatta grupper kan kvaliteten i ett projekt variera väldigt mycket. Den kan skilja sig beroende på vem som är projektledare, hur kompetens sätts ihop, hur länge varje enskild konsult kan/vill vara kvar i projektet, om nyckelpersoner blir sjuka eller föräldralediga, om individerna tar gemensamt ansvar för projektet eller är mer drivna av sina individuella intressen, och så vidare. Osäkerhetsvariablerna är många i löst sammansatta grupper.”

Teamleveranser:

”Kvaliteten säkerställs med beprövade rutiner, strukturer, metoder och arbetsformer där man har hittat sätt att dra nytta av och samköra kompetenser och erfarenheter. Gemensamma lärdomar som görs i ett projekt, lever vidare i nästa. Det blir en väloljat maskineri. Hur man annoterar kod så att andra kan förstå den, exempelvis, kommer inte med projektet – utan med teamet. Samma sak för hur man jobbar med att implementera releaser, eller bygger in automatisk testning av kod, eller analyserar koden för säkerhet.

Det blir kvalitet hela vägen från inledningen av projektet med krav- och behovsfångst, beslutsunderlag och arkitektur, vidare till utveckling, tester och testledning, och till slut införande, och även förvaltning när kunden önskar hjälp med det.”

2. Kostnadseffektiviteten

Resurskonsulting:

”Tre kostnadsposter går inte att bortse ifrån när projekt ska utföras med löst sammansatta grupper:

1. Kostnaderna för konsulterna. Då strukturkapital saknas (se punkten ovan) behöver ni ta in uteslutande seniora konsulter som besitter alla de erfarenheter och kunskaper som krävs. Prislappen blir därefter. Incitamentet för varje konsult är dessutom att fakturera så mycket som möjligt, inte att reducera hur mycket jobb som behöver göras eller att bidra till hela gruppens effektivitet.
2. Kostnaderna för överlämningar och personalomsättning. Om någon av dessa dyra konsulter blir sjuka eller försvinner iväg av en annan anledning – eller till och med överger projektet – behöver ni först hitta en ersättare. Ersättaren behöver därefter tid – kanske en dag, vecka eller en månad beroende på komplexiteten – för att förstå uppdraget och vad som gjorts.
3. Kostnaderna för kunskapsöverföring när projektet ska övergå i förvaltning. När projektet är avslutat, är resurskonsulter sällan tillgängliga längre. De som ska bli en del av förvaltningsorganisation behöver mycket tid för att få förståelse för hur allt hänger ihop.”

Teamleveranser:

”När vi jobbar med teamleveranser på Atea finns inga ekonomiska incitament att bevaka sin egen klick av saker som ska göras – lönen är inte kopplad till vad du fakturerar. Det blir viktigare att teamet gör en bra leverans än att jag som enskild konsult fyller min dag med timmar. Det skapar en bättre samverkan. Alla har siktet inställt på helheten för kunden, att den ska bli så bra som möjligt, inte på att öka faktureringen.

Vid teamleveranser kan man jobba mycket mer långsiktigt – både i hur man driver projekt optimalt som ett team över tid, och i hur man lär sig kundens verksamhet. Kompetenser och erfarenheter utnyttjas till max, särskilt när man jobbar korsfunktionellt. Man tar in de spetskompetenser som behövs, om det så bara är några timmar i veckan, eller i en specifik fas i projektet. Det här sättet att jobba på blir betydligt kostnadseffektivare än vid resurskonsulting.”

3. Kompetenstillväxten och redundansen

Resurskonsulting:

”I löst sammansatta grupper sker ingen naturlig kompetenstillväxt och redundans. Det ligger inte i konsulternas ansvar och intresse att investera i gruppen på det sättet. Man behöver göra stickprovskontroller för att säkerställa att varje konsult håller måttet. Allt det här måste beställaren själv driva, och det gör projektet mer bräckligt.”

Teamleveranser:

”När du har ett team som tar helhetsansvaret och jobbar tillsammans så byggs redundans in mer eller mindre automatiskt. När ansvaret flyttas ner i teamet, tänker alla till flera gånger extra och diskuterar med varandra: ’Hur ska den här funktionen fungera? Hur har vi skrivit den här koden? Vad är tanken med de här integrationen? Vilka datapunkter lämnar vi i det här API:et?’ Teamet tar ansvar för det som produceras, och att det hela tiden finns redundans i alla steg. Om så krävs, kan man snabbt möblera om i teamet för att helheten ska fungera bättre.

Vi på Atea stoppar alltid in en rutinerad, senior utvecklare som är med i flera olika projekt för att säkerställa att alla jobbar enligt rätt metodiker, guidar utvecklarna, och säger 'tänk så här, 'här är en mer optimal väg'. Det bygger kompetens som inte står och faller med enskilda personer.”

4. Ansvaret och riskhanteringen

Resurskonsulting:

”I löst sammansatta projektgrupper vilar allt ansvar på dig som beställare. Om projektet misslyckas och leder till oönskade konsekvenser riktas blickarna på dig. Problem som uppstår längs vägen landar också i ditt knä.”

Teamleveranser:

”Med teamleveranser förflyttas ansvaret till leverantören. Det börjar med att du som upphandlare ger frihet och mandat samt fullt ansvar för leveransen – för att riskminimera. Det blir leverantören som måste säkerställa att projektet flyter på som det ska och får hantera oförutsedda omständigheter. I det ingår exempelvis att inte göra sig beroende av enskilda personer (se punkterna kvalitet och redundans ovan).”

5. Införandet & förvaltningen

Resurskonsulting:

”Ofta blir införandet och förvaltningen svårare i löst sammansatta projekt. Många gånger försvinner resurskonsulterna iväg när projektet avslutats. Det är sällan så enkelt som att bara skicka ut en länk till användarna, och sedan går allt smärtfritt. Och vad händer om det sker en förändring i en av alla andra-, tredje-, eller fjärdehandsberoenden som byggts in i utvecklingen? När komponenter byts ut i bakkant som du inte har koll på, hur ska det hanteras? Det kan ta dagar eller veckor att borra och felsöka.”

Teamleveranser:

”Om du har ett team som lever efter devisen "we built it, we run it" så kan du sova gott om nätterna. Delar av teamet blir kvar i en förvaltningsorganisation när projektet är avslutat. Det innebär att du får långsiktighet, och sparar mycket pengar.”