Kontroll på licenser sparar pengar för Stockholms Sjukhem

Stockholms Sjukhem är en av Sveriges största idéburna vårdgivare. De stöttar stockholmarna med geriatrik, palliativ vård, rehabilitering, äldreomsorg och har också en egen forskningsenhet. För att bedriva sin verksamhet så effektivt som möjligt läggs ett stort fokus på att utveckla och implementera nya, digitala arbetssätt.

Våren 2018 identifierades ett behov av nya rutiner för att få ett bättre grepp om it-miljön. Med cirka 1 300 medarbetare och 800 it-enheter att hålla reda på, fungerade det inte längre att hålla koll på installerad programvara med hjälp av Excel.

Lösningen blev att investera i inventeringsverktyget Snow, som på ett lättöverskådligt sätt ger en samlad bild över både licenser och datorer samt vilka som används eller inte.

När ett behov uppstår någonstans i organisationen kan Stockholms Sjukhem därför många gånger använda befintlig mjukvara eller utrustning, i stället för att köpa ny. Eftersom it ligger som en overheadkostnad för verksamheterna går varje sparad krona tillbaka till vården.

– Att vara varsamma med våra pengar är jätteviktigt för oss. Även våra medarbetare på it är med och bidrar till Stockholms Sjukhems vision som handlar om att varje dag göra vården och omsorgen bättre för medborgarna, säger Carin Åsen, it-chef på Stockholms Sjukhem.

Konsulthjälp ger bättre ekonomisk effekt

Stockholms sjukhem har valt en hostad it-miljö, där Atea ansvarar för drift och support av inventeringsverktyget Snow. En konsult från Atea är också licensansvarig.

Genom tjänsten Atea License Manager Premium, har stiftelsen tillgång till kontinuerlig konsulthjälp i både dagliga och strategiska beslut.

Det kan handla om handfasta åtgärder som att ta fram rapporter som går att skapa i Snow, senast kring antalet datorer per avdelning, men också om långsiktig planering som att hålla reda på tidsfrister för när licenser ska förhandlas om.

– Teoretiskt sett hade vi kunnat hantera allt själva. Men vi hade inte fått ut samma effekt rent ekonomiskt som vi får genom att ta hjälp av Atea. Vi är en för liten organisation för att upprätthålla kompetensnivån på egen hand, säger Carin Åsen.

Lättåtkomliga uppgifter sparar tid för verksamheten

Av it-enhetens tolv medarbetare är det framför allt de fem personerna på supporten som jobbar dagligen med klientlicenser. Suzanne Brattström, teamchef för it-supporten, har stor glädje av Snow i sitt arbete.

För att få en bild av behovet kan hon lätt få ut listor på all it-utrustning och även se vilken programvara som är installerad samt övriga hårdvarukomponenter som inbyggda modem.

– Genom den information som jag får i Snow kan jag se till att datorerna är så korrekta som möjligt när de lämnas ut till verksamheterna, säger Suzanne Brattström.

It-supportens ärendehantering bygger på att användarna mejlar sina frågor rakt in i systemet och det händer ibland att datorfel rapporteras utan att det framgår vilken dator det gäller. Numera är det ofta lätt att lösa ändå.

– I Snow kan vi se var personen senast var inloggad. Utan att besvära den berörda medarbetaren kan vi sedan koppla upp oss på datorn direkt från supporten och kontrollera om allt står rätt till. Det sparar mycket tid för alla inblandade, säger Suzanne Brattström.

Bättre spårbarhet förenklar arbetet

Med stöd av Snow går det även att hitta utrustning som ligger i karantän, det vill säga datorer som ingen har loggat in på under de senaste tre månaderna.

Det kan vara ett tecken på att den avdelning som datorn tillhör inte längre har behov av den. Då kan den komma till användning någon annanstans i organisationen. Men det händer också att datorer hamnar på avvägar.

– Nu kan vi mycket lättare spåra var en dator finns, exempelvis genom inloggningsuppgifterna. Tidigare fick vi fråga oss fram och rent fysiskt springa runt och leta efter den, säger Suzanne Brattström.

Den förenklade spårbarheten har kommit väl till pass under pandemin.

I våras stängdes ett antal avdelningar ner för att skapa särskilda covidavdelningar, dit medarbetare från olika delar av verksamheten kom för att hjälpa till. Då tog de också med sig sin it-utrustning. När de stängda avdelningarna skulle öppnas på nytt uppstod frågan: Vilka datorer hör egentligen hemma var?

Suzanne Brattström kunde då med lätthet plocka fram listor på antalet datorer per våningsplan. Dessutom kunde hon se vem som senast använt dem. Listorna skickade hon till avdelningscheferna, som blev oerhört glada och tacksamma.

– Det kändes väldigt bra att kunna leverera uppgifter som underlättade avdelningarnas arbete enormt, säger Suzanne Brattström.

It ska harmonisera med medarbetarnas vardag

It är en oumbärlig del av vården. Stockholms Sjukhem följer utvecklingen noggrant för att hitta nya användbara hjälpmedel.

De patienter som vårdas i sina egna hem har börjat tilldelas digitala plattor som är kopplade till sensorer, vilket gör att deras egna mätningar av exempelvis vikt, blodtryck och temperatur automatiskt kan följas på distans.

En stor utmaning är annars att dagens it-utrustning till stor del är anpassad för ett arbetsliv vid skrivbordet, samtidigt som vårdpersonalen tillbringar merparten av arbetsdagen på språng ute bland patienterna. Det är ett gap som Stockholms Sjukhem arbetar aktivt för att minska.

Bland annat ska alla sjuksköterskor få en iPad Mini, som lätt får plats i fickan på arbetskläderna. Via den ska de ha tillgång till i princip all nödvändig information, från mail och intranät till vårdhandbok och journalsystem, berättar Carin Åsen.

– Vi vill att våra it-verktyg ska harmonisera med våra medarbetares vardag och försöker därför ändra hela arbetssättet. Personalen ska i så stor utsträckning som möjligt slippa gå till expeditionsdatorn för att skriva in eller kontrollera uppgifter. Det är vår vision framåt när det gäller it på arbetsplatsen.

*******************

Text: Johan Bentzel
Foto: Fredrik Andersson