Nya tider – nya strukturer - nya arbetssätt

I Sverige har vi 290 kommuner¹ av varierande storlek från drygt 2000 invånare till knappt en miljon invånare. I världen finns det minst 33 städer som har flera invånare än i Sverige². Vi lever dock oavsett storlek på kommun/land i samma globala och digitaliserad värld där grundfundament är att utgå ifrån nationella och internationella standarder för att ge förutsättningar för att skala och bredda och därmed leverera på samhällsviktiga mål.

Den snabba tekniska utvecklingen ökar exponentiellt, som gör att organisationer behöver ha nya förhållningssätt till organisationens utveckling och innovation. Ett exempel på den snabba förändringen är lanseringen av ChatGPT³ ( ett exempel av skapande AI⁴) fick en miljon användare på 5 dagar⁵.

Alla kommuner oavsett storlek står inför likartade utmaningar, att möta medborgares och medarbetares förväntningar som jag adresserade i tidigare blogginlägg⁶. Likaså att ta tillvara på potentialen till förbättring och innovation som finns inte minst inom de nya tekniska fälten såsom AI, IoT, öppna data och blockkedja, inte minst för att nå en hållbar utveckling.

Hur ska det gå till? Vad behöver förändras? Vilka ska förändras och varför då? Det är viktiga frågor som bör ställas samt vad sker i vår omvärld och vad vår omvärld säger om offentlig sektor.

Vad säger vår omvärld om vårt arbetssätt?

Dagens Samhälle⁷ "Söderhamn, Mörbylånga och Arjeplog. Alla ville de bort från stuprörstänket och har växlat över till en enda superförvaltning. ”Vi får ett bättre helhetsperspektiv”, säger kommundirektör Ann Willsund i Mörbylånga.”

OECD^{8 9} "However, the government needs to acknowledge that what worked before might not necessarily do so in the current context.”

"The governance framework needs to support the overall digital transformation and avoid the silo-based and uncoordinated path followed over the past decade.”

Digg¹⁰ "Vi ser att det saknas en övergripande samordning vilket gör att mycket dubbelarbete sker, att goda resultat inte sprids och att möjliga nyttor, skaldriftsfördelar med mera inte uppnås.”

"Det finns stor potential att använda AI, den stora risken är att satsningarna uteblir och att svensk offentlig förvaltning hamnar längre efter vilket riskerar svensk välfärd och säkerhet.”

Vad kan vi lära oss av detta?

Befintliga strukturer inom offentlig sektor som stödjer och förstärker silo kulturen är egentligen oförenlig med flera parallella omställningar som offentlig sektor står inför. Och därmed ett stort hinder i att möta offentlig sektors samhällsviktiga mål.

Några av dessa omställningar är dessutom beroende av varandra - ingen silos.

• Den snabba tekniska utvecklingen
• Den hållbara omställningen
• Säkerhets omställning utifrån det geopolitiska situationen

Exempelvis behöver en kommun bygga ny grund infrastruktur inom fälten AI, IoT, öppna data, blockkedja för hela kommun/kommunkoncernen. Säkerhetsaspekter är inte längre en IT fråga utan måste genomsyra hela organisationen. Den gröna omställningen måste ledas och genomsyras och drivas av hela organisationen för att få ett genomslag. Dessa nya förutsättningar kräver en del struktur förändringar både ekonomiska och organisatoriska. Det räcker förmodligen inte att varje kommun arbetar och verkar tvärorganisatoriska utan vi behöver börja hitta nya sätt att organisera oss i olika kluster. En viktig fråga vi behöver ställa oss är hur ska ledarskap se ut för att driva dessa strukturförändringar.

För att möta den snabba tekniska utvecklingen blir det nödvändigt att en kommun kan växla om från att huvudsak vara en förvaltande organisation till att vara en utvecklingsorganisation. I dag är det inte ovanligt med att man har 80 % på förvaltning och 20 % på utveckling.

DIGG är tydlig i sitt budskap  “offentlig förvaltning hamnar längre efter vilket riskerar svensk välfärd och säkerhet.”

Vi kan ju lära oss från våra grannländer som Danmark som vågar bryta gamla strukturer, de  har  just utsett sin första digitaliseringsminister.¹¹ 

Nya tider kräver Nya strukturer och arbetssätt

Framåt – vilket arbetsätt?

Nå! Vad ska vi göra, vem ska göra vad och när ska det göras? Vi vet ju att det inte räcker att ha blicken fäst vid sin egen enhet utan vi behöver lyfta blicken för att ta tillvara på de möjligheter och utmaningar framöver för att möta både våra medborgares och medarbetares förväntningar. Vi vet ju att förändringar inte sker av sig självt, att våra medborgare och medarbetare lever i en global kontext.

• skapa ekonomiska och organisatoriska förutsättningar för att kunna arbetat med utveckling, omställning och innovation tvärorganisatoriskt
• Skapa skalbara koncept utifrån nationella och internationella standarder
• Skapa koncept för att lära oss från vår omvärld både nationellt och internationellt 
• Skapa koncept för att öka kompetens inom fältet AI och digitalisering över hela organisationen
• Skapa koncept för att stödja organisationer att gå från att jobba linjärt till att kunna jobba flerdimensionellt samtidigt

Att fundera på tills vi ses igen

• Hur är kvoten förvaltning/utveckling i din kommun?
• Vilka egenskaper tror du är viktiga för att skapa en mer relevant välfärd?
• Hur jobbar du med omvärldsbevakning?

Slutord

Denna gång vill jag avsluta med en citat från boken ”Moderna Tider 4.0”¹² skriven av Jonas Grafström

”Det är dessutom en mängd parallella och sammanflätade krafter som just du driver på förändring”

Eller med andra ord saker och ting hänger ihop och då är det viktig t att vi tar ett helhetsgrupp för att kunna leverera offentlig sektors samhällsviktiga mål

Jag kommer att resonera och reflektera i dessa frågor även framöver så håll utkik, stay tuned! Jag tror att vi kan göra varandra bättre och göra skillnad tillsammans.