”Vi har utvecklat vår förmåga att leda på distans”

I spåren av Covid-19 märker projektledarna Caroline Jonsson och Malin Karlsson att både kundernas och deras egen verksamhet påverkas. Även om inga projekt har tillkommit som en direkt följd av pandemin har många påbörjade och planerade åtgärder skyndats på.

Bland annat har de varit inblandade i ett projekt hos en stor kund i Eskilstuna, som i mindre skala testkör Microsoft 365 innan det eventuellt implementeras fullt ut.

– Behovet av att jobba effektivt på distans har ökat efterfrågan på de funktioner som it-tekniken möjliggör, säger Caroline Jonsson.

Många utmaningar med projektledning på distans

Ett aktuellt projekt, som har varit en utmaning i dessa Coronatider, är en annan större kund i Eskilstuna som har ersatt Skype med Teams.

Skype for business är på väg att avvecklas, så det är en nödvändig förändring. Men det innebär också en utmaning att driva den typen av projekt när många medarbetare, på grund av distansarbete, behöver tjänsten dagligen.

Projektet har dessutom i stora delar behövt bedrivas på distans, bland annat med hjälp av utbildningsfilmer online och virtuella hjälpstugor i form av chattrum i Skype där man kan ställa frågor om Teams. Lösningen har blivit en successiv övergång.

– I Teams finns det något som heter ”Islands mode”, som gör att du kan köra Teams och Skype parallellt. Då blir det inte en big bang, där alla måste gå över till det nya systemet direkt, utan det blir möjligt att smyga i gång, säger Malin Karlsson.

Var väl förberedd och använd de smarta verktygen

De två projektledarna medger att den här perioden, då de har varit tvungna att leda och motivera mer på distans, har varit lärorik även för dem. De har behövt utveckla nya rutiner och vara ännu mer förberedda än vanligt.

I ”Lessons learned”-möten, som används i projektets slutfas, har de tidigare genomfört workshops med post it-lappar för att skriva ned vad som upplevts som bra och mindre bra. Nu använder de istället verktyg i Teams, som i realtid låter mötesdeltagarna följa utvärderingarna.

Vid digitala möten är det också viktigt att vara tydlig med sammankomstens syfte och mål samt att etablera spelregler, till exempel att alla som deltar checkar in och presenterar sig.

Överblicken blir inte densamma som vid ett möte där alla sitter i samma rum. Vid ett digitalt möte blir det extra angeläget att de som projektledare ser till att alla får komma till tals och känner sig delaktiga. Ingen får bara försvinna in i mötet.

Projektledaren har helikopterperspektivet

Att bedriva ett projekt är alltid ett lagarbete, framhåller Caroline Jonsson och Malin Karlsson. Medan it-konsulterna tar hand om de tekniska frågorna, har projektledaren det övergripande ansvaret och är också beställarens huvudsakliga kontakt.

Ur sitt helikopterperspektiv motiverar och driver projektledaren laget framåt genom att sätta upp tidsplaner och mål samt följa upp dem. En annan viktig uppgift är att säkerställa att kunden har en bra projektupplevelse.

– Det finns många it-lösningar på marknaden i dag. Vårt uppdrag som projektledare är att säkerställa att det finns ett effektmål och att hjälpa kunderna nå dem, säger Caroline Jonsson.

Moderna it-verktyg ger bättre spårbarhet

Just nu kretsar mycket kring Microsoft 365 och inte minst Teams, som är en betydligt bredare plattform än andra liknande tjänster, som Skype.

Möjligheten till digitala möten har kompletterats med en rad andra verktyg som underlättar samarbeten, exempelvis smidig delning av filer och chattfunktion. Det gör arbetet både effektivare och säkrare.

– Informationssäkerhet är en viktig fråga i dag. Du vill veta vem som tar del av informationen. Om du mailar en fil tappar du kontrollen över den. Med moderna it-verktyg får du en helt annan spårbarhet, säger Caroline Jonsson.

Har lärt sig it-branschen stegvis och inifrån

Varken Caroline Jonsson eller Malin Karlsson har någon traditionell it-bakgrund.

Efter avslutad gymnasieutbildning inom textildesign började Malin Karlsson jobba på it-företaget Online Partner, och senare på Eventful, och har lärt sig branschen stegvis inifrån.

Caroline Jonsson jobbade däremot inte i it-branschen alls innan hon kom till Atea. Hon har en examen i internationell marknadsföring och var tidigare brand manager på Henkel Norden, en global koncern med produkter inom rengöring, lim, tätning och ytbehandling.

– På Henkels marknadsavdelning jobbade vi mycket med digitalisering, vilket jag tyckte var enormt intressant. Därför sökte jag mig till Atea, eftersom det är ett av de största företagen i Sverige som jobbar med just it-infrastruktur, säger hon.

Både Malin Karlsson och Caroline Jonsson upplever att avsaknaden av it-utbildning faktiskt har varit en framgångsfaktor i rollen som projektledare. Samtalen med beställarna blir ofta mer konkreta och fria från krångliga facktermer.

– I alla projekt finns det en tekniskt ansvarig, som vi bollar alla frågor med. Om en kund önskar mer tekniskt detaljerad information tar vi med den personen, tillägger Malin Karlsson.

Självkännedom avgörande för att leda andra

Projektledarna på Ateas kontor i Eskilstuna, där Malin Karlsson och Caroline Jonsson arbetar, har en avstämning varje måndag där de diskuterar allt från hur de mår till vilka utmaningar de står inför.

De jobbar på så sätt konstant med sin egen utveckling, både i nuet och med en blick mot framtiden. Självkännedom är avgörande för att kunna leda andra människor mot ett specifikt mål.

– Utveckling handlar mycket om att reflektera över vad vi gör och vad vi kan göra bättre. En viktig nyckel är att både kunna ge och ta emot feedback, naturligtvis oss projektledare emellan, men kanske framför allt till teamet, säger Caroline Jonsson.

Malin Karlsson älskar att det inte går en dag utan att de ställs inför nya frågeställningar. Hon skulle snabbt tröttna på ett jobb där det inte finns mer att lära. Ofta finns det någon annan i närheten som har gjort en liknande resa och som man kan fråga, framhåller hon.

– Med tiden har jag blivit allt tryggare i mig själv och insett att det värsta som kan hända aldrig är särskilt farligt. När man hittar den tryggheten smittar det dessutom av sig på hela projektgruppen.