Så kapar vi miljontals timmar av trist arbete och löser samhällsutmaningar med intelligent automation

För tio år sedan effektiviserades arbetsuppgifter i arbetslivet med hjälp av makron i Excel och andra applikationer. Idag har tekniken kommit betydligt längre – så långt att Matilda Göstasson och Klara Nesterud ser nästan oändligt med möjligheter ute hos kunderna.

I stort sett vilken avdelning som helst går det att hitta processer att automatisera. För att ge en bild, tar Matilda upp ett exempel om hur onboarding av ny personal kan se ut:

– En digital medarbetare kan ta emot anställningsavtal, läsa av innehållet, och därefter lägga in alla uppgifter om den nyanställde i olika system – alltifrån att registrera lönen i lönesystemet och se till att den får rätt pension, till att fixa de behörigheter som personen behöver i jobbet. Roboten kan även beställa datorn och mobilen, och ordna så att det står blommor på skrivbordet första dagen på jobbet tillsammans med en välkomsthälsning, säger Matilda.

Smidigt såklart. Men ur ett större perspektiv är det även samhällsavgörande.

Tekniken möter samhällsutmaningarna

Automatiseringar behövs för att tackla många av nutidens samhällsutmaningar, som exempelvis det faktum att många pensioneras de kommande åren och att det väntas personalbrist på många håll:

– Vi har en kund där 30 av medarbetarna ska gå i pension inom kort. Där kommer deras arbete att ersättas med digitala medarbetare, berättar Matilda.

Rent tekniskt krävs ingen traditionell programmering för att skapa en sådan medarbetare. Klara använder i stället visuella mjukvaror med drag-and-drop-moduler.

– Det är det logiska tänket som är avgörande för att bli bra på automation, att man kan förstå hur olika transaktioner rör sig i ett flöde. Kanske ännu viktigare för att göra ett bra jobb är förmågan att vara inlyssnande för kundernas behov, och hur deras medarbetares arbetsuppgifter jackar in i ett större processflöde.

Vad som gör jobbet meningsfullt

Klara och Matilda känner in i själen att de på jobbet förändrar arbetslivet i Sverige.

– Jag tycker det är härligt att se kundernas reaktioner när vi har varit inne och automatiserat. De säger, ”nu kan jag fokusera mer på värdeskapande uppgifter i stället för att tappa energi av att klippa och klistra mellan olika dokument och system”, säger Klara.

– I ett uppdrag i den offentliga sektorn har kunden nu sparat 200 000 arbetstimmar med intelligent automation. Och ännu mer förväntas.

Matilda fortsätter:

– Det är så jäkla coolt. Hur många miljoner timmar av tråkiga arbetsuppgifter slipper det svenska folket nu när vi kan automatisera så här mycket. På kundmöten brukar jag fråga "När svär era medarbetare? När blir de förbannade?” Det är ofta de uppgifterna som är mest intressant att börja med att automatisera, för det tar bort mycket frustration och stress, och sänker sjukfrånvaron.  När man varit inne på en ekonomiavdelning kan de säga "nu har vi inte ångest längre i slutet av månaderna". Med automatiseringar kan vi både kapa topparna och preparera boksluten.

”Vi utmanar verksamheter att lyfta blicken”

Utvecklingen inom området automation går snabbt. När Matilda och Klara är ute i verksamheter säljer de inte RPA, utan pratar om ”intelligent automation” som även inkluderar assistenter, maskininlärning och AI.

– Organisationer kommer ibland till oss fixerade vid att de ska ha RPA. Men en del av vårt jobb handlar om att hjälpa dem att lyfta blicken, så att de att inte stirrar sig blinda på en viss teknik. Vi vill utmana, få dem att fokusera på att förbättra sina KPI:er och uppnå sina mål snarare än på tekniken, säger Matilda och förtydligar:

– Varje kund är unik. Vad som fungerat någon annanstans kanske inte fungerar lika bra för dem. Deras processer och flöden behöver först analyseras. Kanske blir en anpassad integration mer lönsamt när data ska föras över mellan olika system än att använda RPA. Och om det är beslut som tas grundat på data, så kanske de snarare ska använda sig av business intelligence. Det kan också visa sig att man har input från en människa som pratar, då kanske vi ska sätta in en digital assistent, en chatbot som använder kognitiv ai.

Jobbet är varierat

En av de saker som Klara uppskattar mest med sitt jobb på Automation är att det är så varierat:

– Tekniken utvecklas hela tiden, och det är spännande för man får prova på helt olika saker, och att kunderna är så olika, både i storlek, verksamhetstyp och teknisk mognad, säger hon och fortsätter:

– När vi kommer in i verksamheter som är helt gröna när det gäller automatiseringar, då får jag ofta först utbilda dem, så att de förstår tekniken och hur människan kan samspela med den. Hos mer mogna verksamheter handlar det mer om att diskutera vad mer vi kan göra, att identifiera fler processer som kan automatiseras.

Ibland handlar det också att hjälpa dem att bygga upp en intern kompetens, där de själva lär sig att bygga sina egna digitala medarbetare. Matilda berättar:

– Vissa verksamheter har idag upp till hundra automatiserade processer i sina organisationer och brottas med utmaningen hur dessa ska förvaltas, och hur automationsstrategin ska hänga ihop med deras övergripande strategier. Vi utvecklar våra erbjudanden, och vår interna kompetens, för att kunna möta kundernas behov.

Så kan teamleveranserna se ut

I många projekt jobbar Ateas automationsgäng med teamleveranser.

– Kvalitén blir så mycket bättre när vi får in många olika perspektiv. Det är en trygghet, och det är även roligare att jobba i team, säger Klara.

I ett pågående uppdrag har Atea fem personer ute hos kunden som jobbar med olika aspekter av automatiseringarna. Matilda förklarar:

– Två utvecklar robotar och tar hand om förvaltningen av dem och ser till att de kör dygnet runt. En senior utvecklare fokuserar på it-arkitekturen runtomkring, säkerställer att robotarna har rätt miljö att jobba i och har de behörigheter som krävs. En processutvecklare hjälper kunden att hitta processer att automatisera, och som även "lean-ifierar" dessa processer och gör dem redo för automatisering. Och så har vi mig. Jag förklarar för kunderna hur de bör jobba internt för att nå ut med dessa förändringar i organisationen.

Byggandet av laget pågår hela tiden

Gemenskapen och den starka kulturen med teamleveranser och löpande kompetensutveckling bidrar till en känsla ”the place to be” för Klara och Matilda.

Den 27-28 september åkte Automation-teamets alla 35 medarbetare till Kista från sina vanliga arbetsplatser i Malmö i söder till Luleå i norr för att träffas på det interna eventet ”Automation Days” som i år arrangerades för första gången – ett event fyllt av inspiration, idé- och erfarenhetsutbyte kring arbetssätt, och omvärldsbevakning.

– Jag är även imponerad av alla tokigheter som Atea hittar på, med alltifrån landslagströjor och landslagsläger. Jag uppskattar också att vi ska få in lika många kvinnor som män, att vi jobbar så mycket med hållbarhet och ansvarstagande, säger Klara.

– Atea är ansvarstagande, både när det gäller medarbetarna och miljön. I och med att Atea gör i princip allt inom it så finns det goda utvecklingsmöjligheter, jag lär mig något nytt varje dag känns det som.