Outsourcad it ger fokus på smartare matleveranser

För två år sedan fick Kyl- och Frysexpressen Nord nya ägare. Separationen från den tidigare ägaren PostNord blev ett perfekt tillfälle att bygga en mer mobil och flexibel it-miljö. I nära samarbete med Atea har logistikföretaget byggt upp en helt ny plattform för it-infrastrukturen. Den nya plattformen ger ökad mobilitet och rätt förutsättningarna för att effektivisera verksamheten.

– Vi behövde separera de delar av it som band oss samman med tidigare ägare och hitta en ny servermiljö. I samråd med Johan Rosén, vår inhyrda it-arkitekt och CIO från Atea, valde vi att ta ett större grepp, säger Pär Forslund chef för Kyl- och Frysexpressen Nords Verksamhetsutveckling.

Valet föll på Microsofts molntjänst Azure och en ny klienthantering genom Office 365, något som har gett medarbetarna en ökad mobilitet. Pär Forslund har också fått den stabila it-miljö han efterfrågat. It-avdelningen är outsourcad till Atea och Johan Rosén, som finns på plats 40 timmar i månaden, driver frågor som rör utvecklingen av it-miljön och klienthanteringen. 

Tillgång till kompetenta konsulter

Företaget har alltid arbetat med outsourcad it-avdelning. Enligt Pär Forslund skulle det inte vara tidsmässigt eller ekonomiskt försvarbart att själva bygga upp den kompetens som krävdes. Att låta Atea sköta driften innebär också tillgång till ett stort och brett nätverk av kunniga konsulter.

För medarbetarna är den mest uppenbara fördelen att det vardagliga fungerar, att datorerna går igång som de ska och att de kopplar upp mot rätt mjukvara. Skulle något mot förmodan haka upp sig finns Ateas servicedesk bara ett samtal bort.

Den enda av Kyl- och Frysexpressen Nords anställda som dagligen jobbar med it-frågor är Pär Forslund själv. Med en outsourcad it-avdelning kan han lägga kraften på strategiska beslut kring hur verksamheten successivt ska bli mer digital. Målet är att med smarta digitala lösningar effektivisera hela logistikkedjan från lager till butikshylla.

– Logistik är en bransch där allt för mycket fortfarande bokas via papper och penna. Vill vi garanterat köra med fulla bilar behöver vi bli bättre på att effektivt koppla upp oss mot våra kunder, anser Pär Forslund.

Klok investering att hyra CIO

Målet att öka digitaliseringen av verksamheten är ett långsiktigt projekt där Pär Forslund i flera år haft Atea som bollplank och strategisk rådgivare i alla avgörande beslut. Strategin sattes redan när Kyl- och Frysexpressen Nord var en del av PostNord och har pågått sedan 2017, då Johan Rosén hyrdes in som CIO. Logistikföretaget jobbar själva med att hitta kundanpassade lösningar och appar, men tar hjälp av Atea för att hitta branschens bästa partners som matchar respektive lösning.

Pär Forslund, chef för Kyl- och Frysexpressen Nords Verksamhetsutveckling

Beslutet att ta in en CIO på konsultbasis har hittills varit en klok investering, anser Pär Forslund.

– Förutom att Atea har den kompetens som vi själva saknar finns det en trygghet i företagets storlek. Inga frågor förblir obesvarade och vi vet att de har kunskap att hjälpa oss att hitta de lösning vi behöver, säger han.

Tar på sig kundens keps

Det mångåriga samarbetet gör att Johan Rosén skaffat sig en god inblick i logistikföretagets verksamhet och de utmaningar de står inför.

– Som inhyrd CIO är det oerhört viktigt att jag tar på mig kundens keps, att jag använder min kunskap och kompetens för att ge kunden de bästa råden, säger Johan Rosén.

Ibland kan rådet vara att köpa tjänster från Atea, men det kan lika gärna vara att anlita någon annan, understryker han.

– Att vara strategisk rådgivare är inget man blir, det är en roll man förtjänar. Alltså måste de förslag jag kommer med leda till förbättring och ökad säkerhet eller effektivitet. Beslutet ligger alltid hos Kyl- och Frysexpressen Nord, säger Johan Rosén.

Bättre koll på kostnader

Pär Forslund uppskattar att Atea jobbar proaktivt med företagets it-miljö och kommer med förslag på förbättringar. Det gör att han slipper lägga energi på att fundera på vad som blir nästa steg. Som exempel lyfter Pär Forslund Ateas förslag att låsa servrar i Azure på tre år. Något som innebär att prislappen för tjänsten minskat. Att byta från stationära servrar till molntjänst har även förbättrat kontrollen över lagringskostnaderna.

– Kostnaderna för att drifta servern har minskar med mellan fem och sju procent eftersom vi aldrig betalar för mer än den kapacitet vi använder. Dessutom är servermiljön både snabbare och enklare att hantera än den vi hade tidigare, säger Pär Forslund.

Molnflytt i precis rätt tid

Bytet till Azure och Office 365 gjordes precis i början av 2020 vilket visade sig vara perfekt tajming. När pandemin tvingade alla som kunde att jobba hemifrån var Kyl- och Frysexpressen Nord redo. 

– Det var inget vi kunnat föreställa oss när vi satte strategin, men det visade sig vara ett lyckokast, speciellt som företagets vd bor i Stockholm, säger Pär Forslund.

Office 365 har en skalbarhet som gör att det enkelt går att lägga till användare vilket underlättade även för andra medarbetare som snabbt behövde anpassa sig till att jobba hemifrån. Microsofts samarbetsplattform SharePoint har liksom Teams gjort den interna kommunikationen enklare.

– Dessutom har medarbetarna fått en större personlig frihet. Det går ju faktiskt att delta i ett Teamsmöte även när du sitter på bilbesiktningen, säger han.

It-chef som syns i verksamheten

Johan Rosén, inhyrd it-arkitekt och CIO från Atea

Sedan en tid tillbaka finns också Atea-konsulten Tomas Magnusson regelbundet på plats i verksamheten. Även han har jobbat många år med Kyl- och Frysexpressen Nord men har med sin tekniska bakgrund tagit ett steg in i verksamheten för att som ny it-chef jobba med de mer operativa delarna av it-miljön.

– Vi ser att Johans strategiska kompetens inte behövs lika frekvent. Vad vi däremot behöver nu är en mer operativ it-chef som jobbar närmare verksamheten och har mer tid att fysisk finnas på plats, säger Pär Forslund.

Kyl- och Frysexpressen Nord har närmare 170 anställda som jobbar på de fyra terminalerna i Sundsvall, Östersund, Umeå och Luleå. Pär Forslund ser ett stort värde i att på konsultbasis ha en it-chef som syns ute i verksamheten, och som kan syna verksamheten på plats. Som när distributionscentralen i Sundsvall hade problem med långsam processhantering. Det problemet kunde snabbt identifieras genom ett fysiskt besök i kopplingsrummet. Fördröjningen berodde på att stadsnätet levererade för låg hastighet.

– Sådan översyn måste ibland göras fysiskt på våra terminaler. Dessutom blir det en möjlighet för våra anställda att ställa frågor och bli sedda, vilket också är jätteviktigt, säger Pär Forslund.

Får koll på de smarta funktionerna

Atea ger också i utbildningar i Office 365 i Teams. Under de timslånga utbildningspassen, som hålls av Ateas produktivitetskonsulter, får medarbetarna en snabbkurs i hur man på bästa sätt använder alla smarta funktioner i Office 365.

Samarbetet med Johan Rosén fortsätter även om timmarna han behövs är färre nu när vardagen fungerar och den strategiska färdriktningen är utstakad.

– När det kommer svårare och mer avancerade frågor då har vi någon vi omedelbart kan vända oss till. Sen kanske Johan inte kan svara direkt men med den samlade kompetens som finns på Atea vet vi att frågorna kommer få ett svar, säger Pär Forslund.

**********************

Text: Susanna Lindgren
Foto: Malin Grönborg