Ökad insyn för fler gjorde hantering av digitala enheter mer hållbar och effektiv

Malmö universitet hyr sin it-utrustning och beställer den enkelt via en eshopslösning från Atea. Där kan de utifrån behov välja enheter och kringutrustning ur ett genomtänkt sortiment anpassat för just sin verksamhet.

För ett par år sedan inledde parterna ett samarbete för att effektivisera leveranserna genom att avlägsna flaskhalsar och korta ledtiderna.

Universitetet ville också få bättre kontroll över de enheter som fanns i organisationen och säkerställa att äldre datorer returnerades. Risken var annars att de bara blev liggande eller bytte händer utan att det registrerades någonstans, med följden att någon kanske gick miste om den senaste säkerhetsuppdateringen.

– Det handlade helt enkelt om att göra om och göra rätt. Numera finns det en etablerad återlämningsprocess. Att nå dit var en resa i sig, men det känns som om vi har kommit en lång bit på vägen, säger Katrin Cederholm, ansvarig för inköp på universitets it-avdelning.

Synliggjorda kostnader skapar bättre kontroll

Översynen har lett till nya rutiner, som fortfarande utvecklas och förbättras, och en stärkt livscykelhantering av digitala enheter. Ett exempel är effektivare hantering av återtag av datorer. Atea har också successivt tagit över ansvaret för uppgifter som it-avdelningen tidigare skötte på egen hand, såsom imagehantering och stöldmärkning av datorer.

Katrin Cederholm, ansvarig för inköp på universitets it-avdelning

De enskilda institutionerna och fakulteterna kan numera också lägga önskemål om beställningar av datorer samt själva beställa mobiler, it-tillbehör och kringutrustning. Insynen har också ökat, då verksamheterna får rapporter om antalet datorer och mobiltelefoner per kostnadsställe.

– Nu börjar allt fler se att det vi har gjort har varit bra. Den stora vinsten med en bättre kontroll är att de datorer som inte används numera alltid lämnas tillbaka. Det har blivit en etablerad rutin. Så jag känner absolut att vi har valt rätt väg, säger Katrin Cederholm.

Ny policy om relocation

Att öka andelen återbrukade datorer är ett tydligt miljömål för Malmö universitet. Funktionsdugliga enheter som lämnas tillbaka ska komma någon annan till godo.

Anna Bruun Månsson, hållbarhetsutvecklare

Vissa institutioner har till och med antagit en ny policy som slår fast att återbruk alltid gäller under förutsättning att alternativet erbjuds, det vill säga att man i första hand ska beställa en rekonditionerad dator framöver en splitter ny om möjligheten finns. Att gå utanför den regeln kräver chefens godkännande.

– Verksamheterna har fått upp ögonen för hur mycket it-utrustning som faktiskt köps in. Transparensen har ökat. De ser att det handlar om stora kostnader och funderar också mer kring hur det kan hanteras på ett mer hållbart sätt. Ju fler som har insyn, desto fler går också och tänker på det, säger Malmö universitets hållbarhetsutvecklare Anna Bruun Månsson.

Institutioner inspirerar varandra

Samma tankesätt gäller kringutrustning. När du beställer en ny dator kan du i många fall fortfarande använda dina befintliga tillbehör. Vanan att beställa standardpaket som innehåller allt är på väg att försvinna.

– Om jag har ett gammal väska kan jag ju faktiskt använda den även till den nya datorn och behöver inte per automatik beställa en ny. Sådana bäckar små kan ge ett stort värde i slutändan, både ekonomiskt och hållbarhetsmässigt. Det kan tyckas vara ganska lågt hängande frukt att inte köpa in onödiga tillbehör, men det kräver ändå en insats. Du behöver ändra hur beställningsförfarandet ser ut, säger Katrin Cederholm.

Anna Bruun Månsson ser positivt på denna utveckling, som nog hade varit svår att införa med tvingande direktiv uppifrån. Nu växer det i stället fram organiskt.

När det sprids i organisationen att en institution alltid i första hand beställer rekonditionerat inspirerar det fler att göra likadant, dock utan att hindra institutioner med andra behov och förutsättningar att göra de val som passar dem bäst.

– Det kan vara en längre väg att gå, men man ska inte underskatta det positiva exemplets kraft, säger Anna Bruun Månsson.

Balansgång mellan hållbarhet och säkerhet

Att behålla en dator länge kan vara hållbart ur flera synvinklar: för miljön, för ekonomin och kanske också för produktiviteten, då du inte behöver lägga tid på att byta ut ditt arbetsverktyg. Alla medarbetare förstår därför inte varför de efter en tid måste lämna ifrån sig en dator som mer än väl täcker deras behov. Men det finns också andra hänsyn att ta.

En föråldrad dator kan påverka möjligheten att leva upp till nya säkerhetskrav. För universitetet handlar det om att finna den rätta balansen mellan hållbarhet och säkerhet.

– Hur länge ska man få hyra sin dator innan man måste lämna tillbaka den? Det är ingen enkel fråga. Det är en balansgång som man hela tiden måste ha med sig, oavsett om man är ett universitet eller ett företag. Vi lyssnar in och ser vart vi är på väg, säger Katrin Cederholm.

Viktigt att hushålla med resurser

Genom återkommande återtagsdagar har universitetet spritt kunskapen om vikten av återbruk av digitala enheter och en hållbar materialåtervinning av uttjänta produkter. Universitet har i dag i princip nått upp till hundra procent. Det har blivit en självklarhet att lämna tillbaka den gamla datorn när en ny införskaffas.

Nu när medvetenheten finns i hela verksamheten har eventen delvis ändrat skepnad och handlar mer om hur man bäst sköter om sina digitala enheter för att de ska hålla länge och vara möjliga att återanvända.

För en mer löpande hantering av återtag införs under hösten specialanpassade postboxar på universitetsområdet, där datorer och mobila enheter kan återlämnas.

– Många av våra medarbetare förväntar sig att universitetet som statlig myndighet ska hushålla med både skattepengar och planetens resurser. Den kombinationen gör att vi känner ett tydligt internt tryck. Med återbruksstrategin tror jag att vi har hittat rätt. Vi uppfyller säkerhetskraven samtidigt som vi har ett miljötänk, säger Anna Bruun Månsson.

Många fler steg att ta

Malmö universitets livscykelhantering och nya förhållningssätt har rönt intresse från andra universitet, som funderar på liknande åtgärder, och även i Malmö fortskrider arbetet. Nästa steg är att få in även mobilerna i en liknande återbruksloop. Därefter finns det fler steg att ta.

I framtiden kan Anna Bruun Månsson tänka sig att universitet gör jämförbara klimatberäkningar som underlag för vilka enheter som är bäst att köpa in.

– Än så länge pekar vi inte ut exakt vilka produkter de enskilda medarbetarna bör välja utifrån ett miljöperspektiv. Just nu är vi på den nivån att återbruk är det bästa, oavsett vilken utrustning du sedan väljer. Redan där har du reducerat miljöavtrycket med 80–90 procent. Men framöver hoppas vi verkligen kunna rekommendera en riktning, för dit vill vi gärna komma.

*************************

Text: Johan Bentzel
Foto: Christian Andersson/Apelöga