Nyttja uppgraderingen till Windows 11 för att ta ett helhetsgrepp om er livscykelhantering

– Då blir det lättare att hålla nere kostnader, undvika produktivitetstapp och minska klimatavtrycket, säger Jakob Rudgård, lösningsarkitekt på Atea.

Jakob Rudgård och hans kollega Felix Friman, kundansvarig på Atea, har många råd till organisationer som står i begrepp att byta ut sina it-enheter.

Fr.v. Jakob Rudgård, lösningarkitekt och Felix Friman, kundansvarig

Det viktigaste rådet:

Se till att ha ett helhetsgrepp om livscykelhanteringen innan ni beställer ny utrustning!

Detta gäller oavsett om ni byter för att ni vill ha den senaste modellen – eller om ni gör det för att i god tid uppgradera till Windows 11 innan supporten på Windows 10 går i graven nästa höst.

”Kontroll på livscykelhanteringen är A och O”

Många organisationer har genomarbetade processer för t.ex. inköp och service för att hitta så kostnadseffektiva alternativ som möjligt när det är dags att köpa in eller upphandla utrustning. Det räcker inte – inte om ni vill uppnå en hållbar livscykelhantering som är kostnadseffektiv, anpassad till er verksamhet, och har så lite miljöpåverkan som möjligt.

Det finns många aspekter att ta hänsyn till såsom kostnad, kontroll och översyn samt det planerade återtaget.

– Inköpskostnaden är ofta en väldigt liten del av alla kostnader som är relaterade till att äga och använda exempelvis en dator, påminner Felix.

– Har ni till överblick över era enheter och var i sin livscykel varje enhet befinner sig? Om ni låter medarbetarna nyttja sina datorer för länge, så ökar antalet inkommande serviceärenden. Onödigt teknikstrul eller andra supportrelaterade ärenden ger nedtid, som i sin tur får konsekvenser i produktivitet och effektivitet.

Ofta hamnar datorer i byrålådor i stället för att gå till återanvändning eller återvinning, vilket har en stor miljöpåverkan. Därför är det viktigt att redan vid inköpet planera för återtaget, så att enheten kan få en förlängd livslängd.

En optimerad livscykelhantering börjar med att tänka rätt från början, och att välja en strategi som ger en effektivare helhetsprocess, med större kontroll på delar som beställningsförfarande, konfiguration och återtag.

– Att få kontroll på de olika delarna är en förutsättning för att kunna fatta datadrivna beslut, säger Felix.

Detta bör ni göra innan ni byter till ny utrustning

För att hålla nere kostnader utmed hela produktens livscykel, motverka nedtider, frigöra tid för medarbetare, och få en mer hållbar och säker it, understryker Felix och Jakob vikten av att snarast börja genomlysa er livscykelhantering.

Att göra en sådan genomlysning innan ni byter ut er utrustning ger en bättre förståelse för hur ni ska gå vidare i inköpet. Många av Ateas kunder väljer numera en cirkulär inköpsmodell som gör att livscykelhanteringens olika delar optimeras.

Här är de olika delarna i livscykelhanteringen att se över:

• Strategin från början. Hur säkerställer ni att ni hittar och väljer rätt produkter? Vilka möjligheter vill ni ta vara på? Vilka risker behöver ni ta hänsyn till?
• Beställning. Hur kan beställningsprocessen bli ännu smidigare för it-avdelningen, chefer och medarbetare? Hur kan den anpassas mer utifrån era behov? Hur kan integreringar med era andra system spara tid, förenkla och ge bättre kontroll?
• Konfiguration. Det är oftast slöseri av tid och resurser att hantera konfigurationen av nya datorer på egen hand. Idag kan datorerna levereras färdiga att användas direkt, med rätt användar-id, rätt behörigheter och rätt applikationer färdiginstallerade. Det sparar mycket tid för både användare och it-avdelning.
• Leverans. Beställda enheter kan levereras i skåp direkt till arbetsplatsen, eller överlämnas i hemmet när sådana behov finns. Därmed slipper it-avdelningen lägga dyrbar tid på att packa upp och hantera emballage, och köra vändor till och från återvinningscentralen. Det är bättre att vara tillgänglig för medarbetare som behöver it-support.
• Service. Till skillnad från beställning, konfiguration och leverans som kan klaras av inom några dagar, finns ett potentiellt behov av service på varje enhet så länge den används. Många missar att ha en plan för hur det effektivt ska gå till. Hur ska nedtiden för användaren bli så kort som möjligt? Hur ska garantiproblem hanteras? Hårdvaruproblem?
• Återtaget. Att äldre datorer återtas på rätt sätt är både en miljöfråga och säkerhetsfråga. Ibland hamnar dessa datorer i händerna på medarbetares barn, vilket kan innebära risker om datorn innehåller känslig data och arbetsrelaterade applikationer. Det är viktigt att återtagsprocessen är både hållbar och säker. Allt innehåll raderas och görs omöjligt att återskapa. Miljömässigt är återtaget avgörande för att förlänga livslängden för varje enhet. Ofta kan den återbrukas av andra organisationer, eller gå till återvinning.

”It-avdelningen behöver fokusera på affärs- och verksamhetsutveckling”

Traditionellt har hanteringen av livscykelns olika delar varit väldigt separerade, mer eller mindre isolerade från varandra, men där det har krävts mycket tid i varje steg.

– Du har haft inköpare som gjort inköpen, vaktmästare som tagit emot, tekniker som installerat applikationer och konfigurerat, en annan tekniker som undersökt datorn när någonting blir fel och administratörer som förhoppningsvis har någorlunda koll på vilka enheter som finns. Och sedan har du naturligtvis de som sköter det driftsmässiga, att systemen fungerar som de ska, säger Jakob.

– Problemet med den traditionella hanteringen blir att medarbetarna i organisationen då ägnar tid åt fel saker, tillägger Felix och fortsätter:

– It-avdelningen behöver fokusera på affärs- och verksamhetsutveckling, det vill säga att ge kunder och personal en bättre upplevelse och att addera värde, inte fastna i repetitiva saker som att installera nya datorer eller lägga tid på att åtgärda problem som uppstår med äldre utrustning. Allt det där kan göras mycket mer effektivt av aktörer som Atea. Då uppstår dessutom en helt annan kontroll och redundans. Processer står inte stilla för att någon blir sjuk.

Ett smidigt sätt att komma vidare inför byte av it-utrustning är att följa Felix och Jakobs fyra smarta steg i rutan nedan.