Effektiv och framgångsrik övergång till Windows 11: Så gjorde Atea – CIO:ns bästa råd
När 2 100 medarbetare ska uppgraderas till ett helt nytt operativsystem krävs det en noggrant planerad insats, samarbete och en tydlig vision. Hos Atea lyckades vi med en effektiv och framgångsrik övergång till Windows 11 på bara åtta veckor. En lärorik process som vi nu delar erfarenheter från – med de fyra viktigaste råden från Sara Amini, CIO på Atea Group.
När Atea beslutade att uppgradera till Windows 11 handlade det inte bara om att följa med utvecklingen – det var en nödvändighet. Windows 10 närmar sig slutet på sin supportperiod, och i en värld med ökande säkerhetshot är uppdaterade system avgörande för att skydda data och minimera risker.
"En av de viktigaste faktorerna bakom beslutet var säkerhet. Genom att hålla systemen uppdaterade kan vi minimera risken för intrång och datastöld," förklarar CIO, Sara Amini.
Dessutom rymmer Windows 11:s nya AI-verktyg en stor potential att göra arbetsprocesser smartare och medarbetarnas vardag enklare. Uppgraderingen genomfördes på rekordtid – bara åtta veckor. Bakom den framgångsrika och snabba uppgraderingen låg nio månaders förberedelser med workshops, analyser och en noggrant planerad strategi. Här delar Sara Amini med sig av sina fyra bästa råd som kan göra Windows 11-resan lyckosam.
”En av de viktigaste faktorerna bakom beslutet var säkerhet. Genom att hålla systemen uppdaterade kan vi minimera risken för intrång och datastöld.”
1. Sätt ambitiösa mål – och håll fast vid dem
Tidsramen på åtta veckor fastställdes tidigt och var avgörande för projektets framgång.
"En konkret deadline skapar både fokus och framdrift. Utan den kunde vi lätt ha dragit ut på processen," berättar Sara.
Det faktiska arbetet och planeringen började dock nio månader före själva utrullningen. Workshops genomfördes för att definiera behov och identifiera de viktigaste systemen, medan medarbetarna delades in i grupper baserat på deras tekniska behov och arbetsuppgifter. Denna målinriktade indelning gjorde det möjligt att optimera resurserna och kommunikationen till varje grupp.
2. Gör medarbetarna till en del av lösningen
En viktig lärdom var att göra uppgraderingen relevant och begriplig för medarbetarna.
"Teknik handlar i slutändan om människor. Om medarbetarna kan se hur det gynnar dem blir processen mycket lättare," säger Sara Amini.
I kommunikationen betonades de konkreta fördelarna med Windows 11, såsom ökad säkerhet och tidsbesparande AI-funktioner. Visuella verktyg som dashboards användes för att visa projektets framsteg och skapa engagemang bland medarbetarna.
"En av de viktigaste förberedelserna i den här typen av projekt är att hjälpa medarbetarna att förstå vad de har att vinna på det – det gör hela skillnaden," förklarar Sara Amini och tillägger:
"Bara under det första halvåret räknar vi med att kunna spara omkring 8 000 timmar. Det frigör tid som medarbetarna kan använda till mer värdeskapande uppgifter."
3. Säkerställ agil support och starka team
För att hantera oförutsedda utmaningar etablerades agila team som kunde ingripa omedelbart.
"Det handlar om att vara redo att reagera snabbt så att eventuella problem inte bromsade projektet," förklarar Sara.
Denna strategi gjorde det möjligt att minimera störningar och säkerställa att övergången gick smidigt – även för de mest komplexa systemen och avdelningarna.
4. Var en synlig och engagerad ledare
Sara Amini deltog aktivt genom hela processen och prioriterade dialogen med medarbetarna.
"Som CIO ska du inte bara leda från bakgrunden. Det är viktigt att vara synlig och skapa förtroende genom att vara en del av lösningen," säger hon.
Denna strategi skapade en känsla av trygghet och samarbete som var avgörande för att säkerställa att uppgraderingen blev en framgång.
Resultaten är lovande
De första vinsterna med uppgraderingen till Windows 11 är tydliga; nya AI-funktioner verkar kunna spara tid, särskilt när det gäller installation och konfiguration av programvara.
"Vår uppskattning visar att automatiserade processer kan frigöra två till tre timmar per månad per medarbetare," säger Sara Amini.
Preliminära siffror visar också att antalet supportförfrågningar kan minska med upp till 7 procent. På så sätt kan it-supporten använda tiden till större och mer komplexa uppgifter som gynnar hela organisationen.
"Det är en stor vinst när vi både kan förbättra säkerheten, göra arbetsdagen lättare för medarbetarna och skörda de ekonomiska vinsterna," avslutar Sara Amini.
En annan fördel med uppgraderingen är den höga hårdvarukompatibiliteten. Endast 60 enheter behövde bytas ut, det utgör under 3 % – mycket mindre än förväntat.
"Det är en stor vinst när vi både kan förbättra säkerheten, göra arbetsdagen lättare för medarbetarna och skörda de ekonomiska vinsterna," avslutar Sara Amini.
