Vad är grejen med DEX?
Vad är Digital Employee Experience och varför spelar det roll för it-chefer och deras organisationer?
Du har kanske hört talas om Digital Employee Experience, eller DEX som det också kallas. Men vad är det egentligen, och varför är det så viktigt för dig som IT-chef? I den här bloggtexten ska vi förklara vad DEX är, hur det påverkar dina medarbetare och din organisation, och vad du kan göra för att förbättra det.
DEX, eller Digital Medarbetarupplevelse, är ett begrepp som handlar om hur dina medarbetare upplever och använder de digitala verktyg och arbetsmiljöer som de har tillgång till i sitt dagliga arbete. Det kan till exempel handla om datorer, mobiler, program, appar, plattformar, nätverk, molntjänster, och så vidare. DEX är en i huvudsak en strategi som sätter tekniken sist när vi ska definiera hur den digitala arbetsplatsen ska upplevas. DEX utgår från människa, beteende, kultur och individens förkunskaper.
DEX utgår även från individens förmåga att hantera förändring och maximerar förändringstakten genom att anpassa tekniken efter individens nuvarande digitala mognad och behov. DEX påverkar nämligen hur dina medarbetare känner sig, presterar och utvecklas på jobbet, och hur din organisation fungerar, innoverar och konkurrerar på marknaden.
Men hur vet du om du har en bra eller dålig DEX i din organisation? Det finns ingen universell standard för att mäta eller jämföra DEX, eftersom det beror på många olika faktorer, som till exempel bransch, storlek, mål, kultur, och inte minst, medarbetarnas individuella behov och förväntningar. Men det finns några gemensamma kriterier som du kan använda dig av för att bedöma och förbättra DEX. Enligt en rapport från Gartner, som är ett ledande forsknings- och rådgivningsföretag inom IT, finns det fyra sådana kriterier:
- Användarvänlighet: Dina digitala verktyg och arbetsmiljöer ska vara enkla, intuitiva och anpassade till dina medarbetares behov och preferenser. De ska inte vara krångliga, föråldrade eller irrelevanta.
- Tillgänglighet: Dina digitala verktyg och arbetsmiljöer ska vara tillgängliga, pålitliga och säkra, oavsett var, när och hur dina medarbetare arbetar. De ska inte vara långsamma, instabila eller osäkra.
- Samverkan: Dina digitala verktyg och arbetsmiljöer ska främja kommunikation, samarbete och kunskapsdelning mellan dina medarbetare, team och enheter. De ska inte vara isolerade, inkompatibla eller begränsande.
- Utveckling: Dina digitala verktyg och arbetsmiljöer ska stödja dina medarbetares lärande, utveckling och karriärmöjligheter. De ska inte vara statiska, förlegade eller hindrande.
Värdet med en bra DEX
Om du kan uppfylla dessa kriterier, har du en bra chans att skapa en bra DEX i din organisation. Och det är något som du verkligen vill göra, eftersom det kan ge dig många fördelar, både för dina medarbetare och för din organisation. Till exempel kan en bra DEX bidra till att:
Öka produktiviteten: Dina medarbetare kan utföra sina arbetsuppgifter snabbare, smidigare och med färre fel, om de har tillgång till effektiva och användarvänliga digitala verktyg och arbetsmiljöer.Öka engagemanget: Dina medarbetare kan känna sig mer nöjda, motiverade och lojala, om de har en positiv upplevelse av de digitala verktygen och arbetsmiljöerna.Öka välbefinnandet: Dina medarbetare kan känna sig mindre stressade, utbrända och isolerade, om de har en bra balans mellan de digitala verktygen och arbetsmiljöerna och deras fysiska och psykiska hälsa.Öka innovationen: Dina medarbetare kan bli mer kreativa, flexibla och anpassningsbara, om de har möjlighet att samverka, lära och utvecklas med hjälp av de digitala verktygen och arbetsmiljöerna.Öka konkurrenskraften: Din organisation kan attrahera, behålla och utveckla talangfulla medarbetare, samt leverera bättre produkter, tjänster och kundupplevelser, om du har en bra DEX.
Så vad kan du göra för att förbättra DEX i din organisation?
Det finns ingen quick fix eller one size fits all-lösning, eftersom DEX är ett komplext och dynamiskt fenomen som kräver kontinuerlig uppmärksamhet och anpassning. Men det finns några generella tips som du kan följa:
- Ha koll på vilka dina medarbetare är: Med bra insikt i vilken bakgrund, vilka kunskaper och personligheter som dina medarbetare besitter så kan du lättare skapa väl genomarbetade Personas. Det skapar basen för att skapa en produktiv och omtyckt arbetsplats.
- Lyssna på dina medarbetare: Du bör regelbundet undersöka och utvärdera dina medarbetares upplevelse av de digitala verktygen och arbetsmiljöerna, samt involvera dem i design, utveckling och implementering av förbättringar. Du kan till exempel använda dig av enkäter, intervjuer, observationer, feedback, testgrupper, och så vidare.
- Integrera dina digitala verktyg och arbetsmiljöer: Du bör sträva efter att skapa en enhetlig, sammanhängande och sömlös digital arbetsplats, där dina digitala verktyg och arbetsmiljöer är integrerade, kompatibla och kompletterar varandra. Du kan till exempel använda dig av standarder, gränssnitt, plattformar, nätverk, molntjänster, och så vidare.
- Uppdatera dina digitala verktyg och arbetsmiljöer: Du bör hålla dig uppdaterad om de senaste trenderna, teknikerna och lösningarna inom det digitala området, samt anpassa och uppgradera dina digitala verktyg och arbetsmiljöer efter dina medarbetares och din organisations förändrade behov och förväntningar. Du kan till exempel använda dig av forskning, benchmarking, innovation, utbildning, och så vidare.
- Utbilda och stötta dina medarbetare: Du bör erbjuda dina medarbetare tillräcklig utbildning, vägledning och support för att använda dina digitala verktyg och arbetsmiljöer på ett effektivt och säkert sätt, samt främja en digital kultur och ett digitalt mindset i din organisation. Du kan till exempel använda dig av kurser, manualer, instruktioner, coachning, mentorskap, och så vidare.
- En del av att skapa en bra DEX handlar lika mycket om att engagera och tidigt inkludera och involvera medarbetarna i förändringsresan. Visualisera slutresultatet för dem för att undvika att något som bara beskrivits i text feltolkas eller leder till onödiga iterationer.
Gör det för medarbetarnas bästa
Sammantaget så är alltså DEX ett helt nytt sätt att se på hur it-organisationer behöver se sig som möjliggörare för organisationers digitala transformation. Efter att ha läst igenom den här texten kanske du känner dig en aning tagen på sängen, överväldigad över att behöva adressera alla de här sakerna, utöver det som du förmodligen redan har på ditt bord. DEX är ett nytt sätt att tänka och att alls påbörja resan är där som vi framförallt behöver börja. Mitt råd till dig är att börja i det lilla; var transparent i vad du tänker göra, visa dina medarbetare att det är för deras arbetsupplevelse som du gör det och så kommer du märka att de är med på tåget.
Vi på Atea har arbetat med DEX under ett bra tag och har erfarenheter kring hur du bäst lägger upp en resa för att börja arbeta mer användarfokusorienterat. Med en bred konsultkår som stöttar i hela införandekedjan från att få med alla medarbetare på tåget till hur servrar och molntjänster behöver konfigureras.
