På ett år har Uddevalla kommun gått från en traditionell it-miljö till en i huvudsak molnbaserad tillvaro. Atea har varit ett viktigt stöd i molnresans stora utmaning: att få samtliga medarbetare att ta till sig de nya möjligheterna.
Uddevalla kommun
Uddevalla
Att få samtliga medarbetare att ta till sig de nya möjligheterna i molnet.
Britt-Inger Berntsson är ingen vanlig it-chef. Hon saknar teknisk bakgrund och är i botten lärare i psykologi samt samhälls- och socialkunskap. Men som lärare insåg hon tidigt potentialen i den digitala utvecklingen och vad tekniken kunde användas till.
Detta perspektiv har hon tagit med sig in i sin nuvarande roll. För henne är det viktigt att de digitala lösningarna växer fram ur verksamheternas behov, att tekniken är till för människan, inte tvärtom.
Utgångspunkten för Uddevalla kommuns molnresa var medarbetarnas önskemål om större tillgänglighet och bättre möjligheter att samarbeta.
– Det har varit jätteroligt och jättejobbigt, men jag har inte ångrat det en sekund. Den digitala förändringsresan tar tid. Ibland gör det ont. Men i slutändan blir det så mycket bättre, säger Britt-Inger Berntsson.
Modern teknik frigör och omfördelar resurser
Med sitt strategiska läge mellan Göteborg och Oslo lockar Uddevalla ständigt till sig nya invånare och ser många möjligheter med den nya digitala tekniken.
För att frigöra resurser har delar av verksamheten redan automatiserats. Inom socialtjänsten har avgiftshantering, ändrad inkomst, frånvaroberäkning och beställning av matlådor robotiserats. Övriga förvaltningar väntas följa efter.
– Det är brist på arbetskraft. Då ska arbetskraften inte göra sådant som kan göras av en robot. Människorna ska vara där det finns behov av mänsklig kontakt, till exempel inom vården, säger Britt-Inger Berntsson.
”Det är brist på arbetskraft. Då ska arbetskraften inte göra sådant som kan göras av en robot.”
— Britt-Inger Berntsson
IT-chef Uddevalla kommun
Stor utmaning att få med sig alla medarbetare
För ett par år sedan åkte kommunens it-arkitekt Jens Falkljung och it-systemspecialist Henrik Andersson till teknikmässan Microsoft Ignite i USA och kom hem uppfyllda av inspiration. Där såddes fröet till molnresan, som tog fart på allvar för ett år sedan.
I dag jobbar i princip all personal i molnet. Men resan har inte varit friktionsfri. Problemet har inte varit tekniken i sig, utan att få samtliga medarbetare att anamma den.
Även om 200 medarbetare snabbt anmälde sig när it-avdelningen efterfrågade modiga testpersoner ville många andra, trots de många nya möjligheterna, helst fortsätta som vanligt.
– Det här året har visat att glappet aldrig har varit större mellan de som ligger längst fram och de som har mest kvar att lära, säger Britt-Inger Berntsson.
Insikter direkt i din inkorg 💡
Välj de områden som intresserar dig, så kommer våra specialister att välja ut den bästa läsningen.
Produktivitetskonsult fick fart på intresset att lära nytt
Atea har varit ett ovärderligt stöd under hela processen. Utöver att hjälpa till med licenshanteringen har Atea haft en produktivitetskonsult på plats för att träffa personalen och lyssna på deras funderingar, förhoppningar och farhågor.
Utifrån det utsågs ett antal it-ambassadörer, som under några intensiva månader erbjöds extra workshoppar och stöttning. Det fick fart på intresset att vilja lära sig nytt. Särskilt viktigt var att få cheferna med på tåget.
– Den digitala förändringsresan stöter på många hinder. Har du inte cheferna med dig blir det ännu svårare, säger Britt-Inger Berntsson.
Fyra råd från it-chefen: Så lyckas du med molnresan
- Var inte rädd för tekniken. Det uppstår utmaningar längs vägen, men de går att lösa. Det finns många experter att rådfråga.
- Var beredd på att det blir tufft att få användarna att uppskatta förändringarna. När kommunikationsplanen är klar, gå igenom den tre gånger till och revidera. Försäkra dig om att alla verkligen är med på tåget.
- Var modig och härda ut. Visa medarbetarna fördelarna med de nya molnverktygen och ha tålamod med att det kan ta tid för en del att ta till sig den nya tekniken.
- Var noga med att få med cheferna och utse dem till it-ambassadörer. Utan deras medverkan blir molnresan mycket svårare.
Molnresa med avstamp i säkerhetslösningarna
Uddevallas delvis bakvända molnresa väckte tidigt intresset hos Microsoft, som har stöttat och skyndat på processen.
I stället för att som så många andra organisationer börja med Windows 10 och Office 365 för att sedan bygga på med säkerhetslösningarna gjorde Uddevalla tvärtom. Med säkerhetslagret integrerat från början hann medarbetarna aldrig vänja sig vid något annat arbetssätt.
– Det talades mycket om GDPR just då och om hur man skulle säkra sin data. Så vi kallade det för svampen och började längst ner med säkerhetsdelen. Det tyckte Microsoft var spännande, så de puffade på oss och gav oss ett paketpris på alltihop: EMS, Windows 10 och Office 365, säger Britt-Inger Berntsson.
Snabbare processer ger bättre medborgarservice
Molnverktyg som Flow, Planner och Teams har underlättat vardagen avsevärt genom att automatisera och strukturera många arbetsmoment och förenkla kommunikationen mellan medarbetarna.
Ett gemensamt projekt i molnet som alla kan nå, oavsett var de befinner sig, ger helt andra förutsättningar för samarbete än en delad mapp på en specifik dator eller att mejla olika versioner av ett dokument fram och tillbaka.
I Teamsgruppen ”Det nya digitala kontoret” kan medarbetarna rådfråga varandra i stället för att vänta på ordinarie support, vilket både leder till snabbare svar och avlastar it-avdelningen.
Snabbare och säkrare interna processer bidrar till en bättre service åt medborgarna. Verktyg som underlättar samverkan gör det också enklare att göra medborgarna delaktiga i kommunala beslut.
– Det här är det moderna sättet att jobba på. Det går inte att sitta med en gammal miljö, för den nya generationen kommer att ställa höga krav på it-tekniken, säger Britt-Inger Berntsson.
Tillgänglighet och stöd dygnet runt
Hon tror dock att Uddevalla alltid kommer att leva i något slags hybridmiljö. Mycket är molnbaserat, men vissa delar ligger kvar lokalt, däribland sekretessbelagd data.
Men i 15 års tid har hennes mål varit att medarbetarna ska komma åt det de behöver när, hur och var som helst på ett enkelt och säkert sätt – och nu är Uddevalla äntligen där.
– Även om vi har en säker it-miljö lokalt kan vi aldrig slå Microsoft på fingrarna när det gäller säkerhet. De har ju ännu mer resurser. För mig känns det tryggt att vi via dem har alla de lager och det stöd vi behöver dygnet runt 365 dagar om året.
Digital utveckling är som ketchupeffekten
Britt-Inger Berntsson betonar att molnresan bara har börjat. Den digitala utvecklingen kommer att leda till ytterligare förbättringar inom all kommunal verksamhet. Men det kommer att ta tid.
– När jag jobbade med it inom skolan var utvecklingen som en ketchupflaska. Jag skakade och skakade. Men ingenting hände. Först. Sedan kom allt på en gång. Nu jobbar man mycket mer digitalt. Likadant blir det inom andra områden. Vi har bara inte förstått än hur mycket det här kommer att underlätta för oss i framtiden.
***************************
Text: Johan Bentzel
Foto: Nicke Johansson