Skrivarservern – Flytta den sista servern i serverrummet till molnet?

På senare tid har det ändå blivit alltmer populärt att migrera utskriftsplattformen till molnet. Molnbaserade tjänster erbjuder en rad fördelar, men det finns också utmaningar att överväga.

Atea har i många år hjälpt organisationer med printlösningar och att överväga om det är lämpligt att flytta sin utskriftsplattform till molnet eller inte – eller till en hybrid miljö där en kombination av privat och publikt moln används för att full funktionalitet ska uppfyllas. För att flytta företagets utskriftsplattform till molnet är inget annat än ett strategiskt beslut som allt fler organisationer starkt överväger även om det kan skilja en hel del mellan privat och offentlig sektor. Genom att flytta utskriftsplattformen till molnet kan organisationer dra nytta av kostnadsbesparingar, automatisering, skalbarhet och ökad säkerhet. Samtidigt finns det risker och utmaningar, inklusive beroende av leverantörer och potentiella säkerhetsproblem.

Låt mig hjälpa dig att utforska varför just din organisation kanske bör överväga att ta steget mot molnet och hur detta kan påverka verksamheten.

Kostnadseffektivitet

Genom att flytta till molnet kan organisationer minska kostnader för inköp, installation och underhåll av dyr hårdvara i form av servrar och programvarulicenser. Molntjänster erbjuder ofta flexibla betalningsmodeller, där organisationen endast betalar för den kapacitet de faktiskt använder. Detta kan vara särskilt fördelaktigt för mindre och decentraliserade organisationer som inte har resurser att investera i egna datacenter.

Automatisering och effektivisering

Modern molnteknik möjliggör automatisering av processer, vilket kan leda till ökad effektivitet. Genom att utnyttja molnplattformar kan organisationen optimera sina arbetsflöden och minska manuellt arbete. Ett exempel på detta är hur distributionen av nya skrivare och rättigheter hanteras till användare som byter mellan olika fysiska platser och kontor. Med en modern utskriftsplattform i molnet kan användaren skriva ut på rätt skrivare automatiskt helt oberoende av sin fysiska placering – från viken typ av utskriftsenhet som helst. Detta frigör tid och resurser som kan användas för att fokusera på kärnverksamheten.

Skalbarhet och flexibilitet

Molntjänster erbjuder skalbarhet, vilket innebär att organisationer enkelt kan anpassa sin kapacitet efter behov. Oavsett om det handlar om att hantera en ökning av arbetsbelastningen eller att minska den, kan molnet skalas upp eller ned utan större ansträngning. Detta ger företag flexibilitet och möjlighet att snabbt anpassa sig till förändrade förutsättningar. Traditionellt så har mjukvaror för utskriftslösningar varit knutna till ett visst antal skrivare, bundet under en längre avtalstid och tillverkare. Men med en modern lösning kan detta vara knutet till det faktiskt nyttjandet av tjänsten över tid och helt oberoende av vilka fabrikat på utskriftsenheter som finns i miljön.

Säkerhet och tillgänglighet

Säkerhet och utskrifter går hand i hand och är en av de stora anledningarna till att många inte vågat ta steget mot molnet för utskrifter. Med all rätt. Många utskrifter kan innehålla person-, företag-, och avtalsinformation som inte på något sätt får lämna organisationen. Men med dagens plattformar vågar jag påstå att det är tvärt om. Det är säkrare med en modern plattform i molnet. Många stora molnleverantörer investerar stora resurser i säkerhet och redundans. Genom att använda dessa plattformar kan organisationen dra nytta av den senaste säkerhetstekniken och säkerställa hög tillgänglighet för sina tjänster. Dessutom är molntjänster ofta geografiskt distribuerade, vilket minskar risken för dataförlust vid händelser som naturkatastrofer eller strömavbrott.

Miljömässig hållbarhet

Utskrifter och miljö går normalt inte ihop. Utskriftsenheter som tillverkas långt bort, förbrukar energi och att tillverka papper vet de flest är enormt energikrävande. Men, vi behöver kunna skriva ut. Då gäller det att hitta alla smarta sätt för att effektivisera och göra sitt yttersta för ökad miljömässig hållbarhet. Detta kan vi absolut göra med exempelvis energisnåla utskriftsenheter, minska utskriftsvolymen och inte minst med att se över energiförbrukningen för servrar som hanterar utskriftsplattformen.

Ett sätt är att ha applikationer och att lagra data i molnet. Det är ofta mer hållbart än att använda traditionella on-premiseplattformar. Molntjänster delar resurser och optimerar användningen av serverkapacitet, vilket minskar den totala energiförbrukningen. Därför kan organisationer minska sin egen klimatpåverkan genom att använda molnet istället för att driva egna datacenter.

Flytta utskriftsplattformen till molnet, tänk på detta

Även om det finns många fördelar med att flytta utskriftsplattformen till molnet, finns det också några områden som organisationer bör beakta och medvetet hantera:

• Kostnad
  • Initiala kostnader: Att migrera till molnet innebär initiala kostnader för att anpassa befintliga system och utbilda personal.
  • Löpande kostnader: Även om molntjänster ofta erbjuder flexibla betalningsmodeller kan de långsiktiga kostnaderna ändå bli högre än förväntat om användningen ökar eller om prissättningen ändras.
• Säkerhet och integritet
  • Dataöverföring: Att överföra känslig data till en tredje part (molnleverantören) kan vara riskabelt. Organisationer måste alltid se till att all data krypteras under överföringen.
  • Dataåtkomst: Molnleverantörer kan ha tillgång till företagets data. Även om de normalt sett har strikta säkerhetsåtgärder finns det alltid en risk för oavsiktlig dataexponering. Var noga med att syna hur lösningen är designad.
• Beroende av leverantör
  • Låsningseffekt: När ett företag väljer en specifik molnleverantör blir de beroende av den leverantören. Säkerställ att bytet av plattformen är designat att hålla över tid. Att byta leverantör kan vara komplicerat och dyrt.
  • Tillgänglighet: Om molnleverantören upplever driftstörningar eller går i konkurs kan företaget drabbas av otillgänglighet för sina tjänster. Var noga med att välja en säker och etablerad leverantör för att minska riskerna.
• Prestanda och nätverk
  • Latens: Molntjänster är beroende av internetuppkopplingen. Om nätverket är långsamt kan det påverka prestandan för applikationer som körs i molnet. Det finns många tekniker för att undvika detta så säkerställ att designen är lämpad för er verksamhet.
  • Geografisk placering: Datacentrets geografiska placering kan påverka svarstider och prestanda för användare i olika regioner.
• Komplexitet och anpassning
  • Komplexitet: Att hantera molnbaserade system kan vara mer komplext än att hantera lokala system. Det kräver specialiserad kompetens och utbildning. Atea erbjuder ofta 1a, 2a och 3e nivå för drift och support på våra lösningar.
  • Anpassning: Vissa krav och funktioner för verksamheten kanske inte är lämpliga för molnet på grund av tekniska begränsningar eller kompatibilitetsproblem. Då kan det vara aktuellt att se över en hybrid lösning för att få det bästa ur två världar.

Skrivarservern i molnet - en strategiskt möjlighet

Sammanfattningsvis är det inte bara tekniska fördelar som talar för att flytta utskriftsplattformen till molnet. Det är också en strategisk möjlighet att förbättra organisationens agilitet, minska kostnader och öka säkerheten. Genom att göra en noggrann analys av företagets behov och välja en pålitlig leverantör kan organisationer dra nytta av dessa fördelar och framtidsanpassa sin verksamhet.

Som branschledare och med samarbeten med de största leverantörerna kan Atea hjälpa organisationer att överväga om en on-premise, cloud eller varför inte en hybrid lösning är den bästa, baserat på en noggrann analys av verksamhetens behov.

Är ni redo att flytta er sista servern i serverrummet, skrivarservern, till molnet? Det är vi!

Se mer om hur vi kan hjälpa er här: Printlösningar

Kontakta mig om du vill veta mer

Måns Sörensen, Erbjudandeansvarig

Skicka e-post