Hur upplevs digitalisering i Sverige 2024?
I Sverige är vi ganska bortskämda när det kommer till digitalisering: vi har uppkoppling var vi går (nästan), vi har fler och fler samhällsfunktioner som flyttar ut på Internet och på jobbet är det fler och fler processer som helt digitaliseras eller automatiseras. Men vad händer när system efter system flyttar in i den digitala vardagen? Här ger vi tipsen så att era medarbetare kommer tycka att ni har en fantastisk digital medarbetarupplevelse (DEX).
Vad händer när jag som slutanvändare förväntas lära mig fler och fler gränssnitt, flöden och grafiska element för att kunna utföra mitt jobb? Och vad händer med mig när jag allt oftare har tillgång till dem på fickan, om än bakom en flerfaktorsinloggning?
Du känner säkert igen dig om jag säger Microsoft 365. Teams, kanske Officepaketet, mail, chatt eller varför inte intranät. Sedan har ni kanske ett ekonomisystem, ett fakturahanteringssystem, ett HR-system, ja listan kan göras lång över system du förväntas interagera med under en vanlig arbetsdag för att få jobbet gjort. Faktum är att en färsk studie visar att en vanlig kunskapsarbetare kan behöva interagera med upp till 25 system på en vanlig arbetsdag för att få sitt jobb gjort.
Som arbetsgivare, anställande organisation, ledningsgrupp, yttersta chef så finns idag oändliga möjligheter att välja bland när det kommer till att digitalisera. Ibland blir valmöjligheterna få om den som ska fatta beslutet inte har kunskapen som behövs för att kunna välja och det blir inte sällan säljarna av de specifika systemen som styr verksamhetens riktning i digitalisering och effektivisering. Detta menar jag är högst olyckligt, då det skapar en fragmenterad miljö, med ett kontinuerligt behov av mycket utbildning. Dessutom finns en överhängande risk att medarbetarna känner sig överväldigade, otillräckliga och, i värsta fall, inkompetenta och frustrerade, då de många systemen man måste lära sig sätter en stor press på individen att hålla flera kunskaper levande parallellt.
En alternativ väg
Utmaningen i den ständigt växande systemfloran är uttröttningen som uppstår med spretiga gränssnitt, färgscheman och arbetsflöden. Istället för att se på hur den nya digitaliseringslösningen kan integreras i befintliga plattformar, så byggs det bara på fler och fler lager. Alternativet, som vi ser gett ett bättre välmående hos medarbetarna, är när de lösningar man implementerar följer det grafiska och arbetsflödesmässiga i arbetet i övrigt. Exempelvis kan en lösning för fakturahantering ofta lösas med såväl fristående system som med inbyggda tilläggsmoduler till befintliga. Det sistnämnda skapar en mindre kunskapslucka att överbrygga och därmed ofta en snabbare återbetalning av investeringen, ROI.
Hur kan det då komma sig att en standardiserad lösning som, i många fall, dessutom är nischad inom sitt specifika lösningsområde har en lägre prislapp men ändå får en längre ROI?
- Olika medarbetare har olika förutsättningar att ta till sig nu teknik - över generationer såväl som mellan olika användargrupper.
- Har en användare redan fått lära sig ett system, så är det lättare att ta till sig utökning av det systemet, snarare än att lära sig ett helt nytt.
- Inför man nya funktioner genom att lägga till ett system, så skapas en inlärnings-puckel som användaren behöver ta sig över - något som sänker produktiviteten
- Med en systemflora med färre system så minskar stressen av att behöva växla kontexter och produktiviteten kan optimeras
Ett omsorgsfullt angreppssätt
För att värna om att dina medarbetare ska känna sig kompetenta och tycka om de system som er organisation nyttjar för digitaliseringens möjligheter, så vill jag skicka med några konkreta tips. Tanken med tipsen är att både ge er en optimal funktionalitet ur ett digitaliseringsperspektiv, men framför allt för att skapa ett system och ett flöde där era medarbetare kommer tycka att ni har en fantastisk digital medarbetarupplevelse (DEX):
Inventera potentiella behållarsystem
I stället för att skapa ytterligare en behållare eller ytterligare en applikation för ett digitaliseringsflöde - inventera vilka system som medarbetarna redan arbetar i; kan dessa utökas med moduler som gör det ni vill uppnå?Gör digitala Gemba-walks
De som arbetar i era befintliga system är de som vet var bristerna finns, var det finns flaskhalsar och var det hade varit fantastiskt att få in möjliga tilläggsfunktioner. Lyssna på dem. Kanske är era tankar på samma funktion? Om inte, så hjälper medarbetarna er att prioritera och effektivisera.Mät systemanvändningen före och efter förändringen
För att ni ska veta om en ny lösning faktiskt gett effekt, så behövs rent kvantitativa data för att dels få en baseline och dels kunna visualisera förändringen tydligt. Mätningen av systemanvändningen ska helst vara kvantitativ, det vill säga kunna lyssna in på datornivå för att se hur olika applikationer nyttjas.Skriv en enkel DEX-strategi
Att ha formulerat en ack så enkel DEX-strategi för er organisation är enorm förändring jämfört med att inte ha någon. Med ett styrdokument som syftar att lyfta fram medarbetarens upplevelse av den digitala arbetsplatsen, så får detta automatiskt mer självberättigande. Kravställningen i hur system designas, inköpsbeslut fattas och slutligen hur bolag styrs, får en helt annan tyngd med DEX.
Nyttja Teams användardata
Teams är ett verktyg som många har anammat idag, men hur används det faktiskt? Exakt hur framgår i Teams användningsrapporter och det är också där du som administratör kan få oerhört värdefulla insikter i vad som kan behöva en extra puff för att fungera riktigt bra. När Teams blir just den integrerade plattformen som fungerar riktigt bra, så kommer man ofta till en punkt där medarbetarna vill ha mer - precis just det är det som vi vill uppnå. Läs mer om i bloggen om Teams användningsrapporter.
Mår vi bättre med färre system?
Sammanfattningsvis så är medskicket jag vill göra att den digitala stress vi många lever i idag kommer i hög grad från de många system vi behöver skifta mellan varje dag. Ställtiden som behövs för att växla från ett system till ett annat skapar onödig stress, något vi ser bidrar till frustration som i sin tur kan leda till ett sämre mående på grund av överbelastningssymtom.
Mitt konkreta råd till dig är alltså att våga utmana såväl dig själv som den i er organisation som gör beställningen på ännu ett system: Kommer detta systemstöd göra så stor skillnad att det är värt den extra frustration det medför? Eller, kan det finnas andra funktioner i era befintliga system som ni inte vet om, eller hade kunnat använda annorlunda? Kan dessa funktioner skapa mindre stress, högre produktivitet och en bättre upplevelse av den digitala arbetsplatsen? Om svaret är JA så hoppas jag att du väljer den vägen – oavsett vilken leverantörs plattform som du väljer.
