Företagstelefoni i Teams: Kom igång rätt och maxa möjligheterna
Sitter ni i tankarna på att koppla ihop företagstelefonin med Teams? Fördelarna är många - men om ni ska slippa tekniskt strul, uppnå maximal flexibilitet och framtidssäkra kommande funktioner gäller det att göra på rätt sätt. Här är tre avgörande saker för att lyckas.
En lyckad ihopkoppling av Teams och företagstelefonin innebär att arbetsdagarna och kommunikationen förenklas och blir mer sömlös, både internt och externt.
Men det gäller att få ihop två världar:
På ena sidan har ni telefonoperatörer som kan allt som har med abonnemang, nummer, kö- och växelfunktioner att göra. På andra sidan har ni er infrastruktur, med datorer, Teams och Microsoft.
Om ni står i ett läge där ni ser över er företagstelefoni just nu, eller kommer att göra det framöver, så finns det några saker som ni bör vara medvetna om:
1. Se upp för integrationsfällorna
Att knyta ihop telefoni och infrastruktur är en utmaning för många. Få verksamheter har integrationskompetensen in-house, utan behöver vända sig till en it-leverantör för att ta hand om alla konfigurationer. Men även för en skicklig it-leverantör kan det bli snårigt.
Du slipper byta headset varje gång du går från samtal och möten i Teams till att prata i din vanliga telefon.Du kan ringa upp och ta emot samtal från kollegor och kunder direkt i Teams med ett par enkla klick, utan att behöva fippla med telefonen.Om du sitter fast i ett telefonsamtal, så blir du markerad ”upptagen” i Teams.Kundtjänsten kan ta emot samtal till det vanliga växelnumret och skicka in samtal direkt in i Teams om ni vill det.Det kan enkelt ringa upp en person som deltagare i ett Teamsmöte om så önskas.Samtal till enskilda avdelningars gruppnummer kan hanteras direkt i teams.
– En sak som kan ställa till det är när användare i Teams ska knytas till telefonnummer, och då styra upp vilka regler som ska gälla för samtal in och ut, säger Fredrik Sandell, lösningsarkitekt på Atea.
– Vi har flera exempel på kunder som berättat för oss hur de drabbats av att antingen operatören eller it-leverantören inte haft tillräckligt bra koll på alla detaljerna för att integrationen ska gå snabbt och smärtfritt, säger Fredrik.
Det lätt hänt att det blir missförstånd mellan olika partner. Konsekvensen blir att lösningen inte fungerar som tänkt, eller att allt blir fördröjt. I värsta fall går det inte ringa eller ta emot samtal i Teams överhuvudtaget. Eller så fungerar det bara inom Sverige, inte annars. Vad gör ni om ni hamnar i ett läge där telefonleverantören och it-leverantören pekar på varandra och ingen vill ”äga” problemet?
– Många hamnar redan från början i den frustrerande situationen att själva behöva koordinera integrationen och få allt på plats. Till det tillkommer att styra upp de anpassningar av licensieringen i Microsoft-miljön som krävs, säger Fredrik.
2. Tänk helhet redan från början
Med en enda motpart som tar hand om alla delar – telefoni, Teams och integrering – slipper ni att bygga ihop ett lapptäcke av telefonoperatör, Microsoft och it-leverantör. En sådan väg är tjänsten Atea Flow, som effektivt knyter ihop telefonin och Teams.
– Det förenklar införandet av Teamstelefoni avsevärt. Företagstelefonidelen baseras på plattformen Flow där Atea är egen operatör med allt som de traditionella telefonoperatörna erbjuder: abonnemang, nummer, simkort, köer, receptionisttjänster och så vidare – och använder dessutom de mest heltäckande näten i varje land, vilket är särskilt bra när verksamheten sträcker sig utanför Sveriges gränser, säger Christian Herlin, specialistsäljare på Atea.
– I tjänsten ingår Teams-integrationen, liksom arbetet med att göra nödvändiga justeringar av Microsoft-licenserna. Genom att vi har de bästa konsulterna i branschen inom både Microsoft och it-infrastruktur kan vi säkerställa att helheten blir bra. Vi tar helhetsansvaret.
3. Ta höjd för utvecklingen framåt
Det finns ett par saker att tänka på för att kunna ta vara på utvecklingen i korsningen mellan telefonitjänster, Teams och molnet, och snabbt komma på banan med ny funktionalitet som väntar runt hörnet:
Med Atea Flow får du telefoni, växel, chatt och video samlat i en och samma molnbaserade lösning.
- Ni behöver en partner som är skicklig inom Microsoft, molnet och it-infrastruktur.
- Välj gärna en partner med högsta partnerskapsstatus hos Microsoft. Det innebär en extra kvalitetsstämpel.
- Säkerställ att telefoniplattformen hänger med i utvecklingen.
– Bara en sådan sak som att lägga till en ny användare, eller ta bort användare och ändra abonnemang är ofta krångligt. Man behöver till exempel logga in på olika ställen. Det är bättre om man kan göra allt sådant enkelt, visuellt tydligt, och på ett och samma ställe, säger Fredrik Sandell.
