Kramfors it-plattform effektiviserar skolornas arbete med elevhälsan: Nu vill fler kommuner följa efter

Alla regler och krav när det gäller dokumentation, hantering och uppföljning av ärenden som rör elevhälsan är ett stort ansvar för skolor runt om i Sverige:

• När elever har hög frånvaro ska det utredas och följas upp.
• Disciplinära åtgärder enligt skollagen ska dokumenteras.
• Kränkningar ska utredas, hanteras och rapporteras till både kommunen och Skolverket.
• Skola ska dokumentera extra anpassningar och sätta in särskilda stödinsatser där behov finns för enskilda elever. De ska föregås av pedagogiska utredningar. Vilka stöd som satts in och på vilka grunder ska vid behov rapporteras in till socialförvaltningen och andra myndigheter.

– Vi ville underlätta denna administrativa bördan för lärare och annan skolpersonal, säger Malin Henriksson, verksamhetsutvecklare Kramfors kommun.

Psykologisk press på lärarna

Att upprätta ärenden, dokumentera, följa upp och ta fram underlag till myndigheterna tar, som bekant, tid från undervisning och andra uppgifter.

Men tiden är inte den största stressfaktorn, enligt många. Värre är den psykologiska pressen – rädslan för att något blir fel i processerna när händelser ska hanteras. Det är inte ovanligt att lärare frågar sig:

Har jag gjort allt jag ska?

Om dokumentationen brister kräver myndigheterna kompletteringar, och då gäller det att informationen lätt kan tas fram.

Visar det sig att ärenden hanterats otillfredsställande, eller om informationen är svår eller omöjlig att hitta i pärmar, diverse olika fysiska och digitala mappar, eller i anteckningsblock – ja, då blir det ännu jobbigare.

I värsta fall kan skolinspektionen och barn- och elevombudsmannen komma med anmärkningar, och huvudmannen kan tvingas vidta åtgärder.

Med sin it-plattform Comvius slipper Kramfors all den här huvudvärken.

Malin Henriksson, verksamhetsutvecklare Kramfors kommun

Började för fem år sedan

Comvius gör det enkelt för lärare och annan skolpersonal att registrera och hantera ärenden som rör elevhälsan.

Initialt skapades it-plattformen för gymnasiet i kommunen.

Det var för fem år sedan.

– Förändringen blev så positiv att vi efter ett par år valde att införa plattformen även på alla grundskolor, säger Malin.

Idag hör skolor och kommuner från andra delar av landet av sig, intresserade av att använda systemet. Vara kommun har redan kört igång, och en privat skola i Stockholm. Fler är på gång.

Vad är det rent konkret som är så bra med Kramfors it-lösning? Så här svarar Malin:

– Vi sparar tid, och informationen blir lättillgänglig för dem som behöver den. Man får också en helhetsbild på varje elev utan att behöva jaga rätt på olika personer för att få en muntlig återgivning, eller leta i olika arkiv.

Dessutom: Skolpersonalen behöver inte längre avsluta arbetsdagarna med en klump i magen av oro för att ha gjort fel:

– Vilka ärenden det än gäller, så följer man bara processen så blir de rätt hanterade. Det är tydligt vilken information som ska skrivas in.

Mer professionella överlämningar

En viktig förändring är att elevöverlämningar, både mellan stadier och mellan skolor i kommunen, nu blir både enklare och mer professionella.

– Jag minns hur vi på våra skolor tidigare fick stå och kopiera från olika mappar inför överlämningar eftersom den typen av elevinformation inte får mejlas. säger Malin.

Nu kan i stället skolpersonalen – alla som har behörighet till specifika uppgifter i en elevs profil – se händelser kopplade till eleven och vilka insatser som har gjorts direkt i datorn.

Allt är uppdaterat, strukturerat och lätt att hitta. Och stuprören mellan olika roller, arkiv och stadier är borta.

– Skolpersonalen får en mycket bättre och lättillgängligare bild av en elevs situation, säger Malin.

Mycket kan ske med automatik

Anders Bosenius, projektcontroller Kramfors kommun

Syftet är som sagt att underlätta så mycket som möjligt, och systemet är fyllt med funktioner som hjälper skolpersonalen. Till exempel flaggas automatiskt för när det är dags för uppföljningar så att inget glöms bort eller ramlar mellan stolarna. Ett annat exempel är de digitala samtyckena, där vårdnadshavare numera får fylla i och godkänna blanketter via bank-id i stället för att papper ska skickas fram och tillbaka och administreras.

Skolledningen kan enkelt plocka fram rapporter och andra insikter via några få knapptryckningar.

– Tidigare gick det inte att aggregera data för att följa upp ärenden, se trender och hitta mönster. Det är möjligt nu när allt rapporteras i samma system. Nu kan man se den statistiken ner på klassnivå om man vill. Förut var all den här typen av information fragmenterad, säger Anders Bosenius, projektcontroller Kramfors kommun, och en av dem som är ansvariga för fortsatt utveckling av systemet.

Hög it-säkerhet och integritet

Som med all känslig elevinformation sätts extra höga krav på it-säkerhet.

Tidigare fanns risken att någon utan behörighet tog sin in i fysiska arkiv och mappar. Hur stora är riskerna idag att elevinformationen hamnar i orätta händer?

– Databaserna är inte tillgängliga hur som helst. Hela systemet är väldigt tydligt behörighetsstyrt. Principen är att den som har behov av informationen ska få se den, och inte mer än så, förklarar Anders.

Behörighetsstyrningen i den digitala världen är överlägsen den analoga.

– Lärare ser till exempel bara de elever som de själva undervisar eller är mentor för. Alla kan rapportera och göra ärenden om vilken elev som helst, men kan inte gå in och läsa en elevs profil utan behörighet, säger Malin.

”Vill inte tillbaka till papperstiden!”

I Kramfors vill ingen tillbaka till den manuella hanteringen av elevhälsoärenden, i alla fall inte att döma av den återkoppling som skolpersonalen har gett om arbetsrutinerna i Comvius:

”Jag känner mig lugnare och tryggare eftersom jag vet att inget kan tappas bort eller glömmas”

”Jag undrar hur vi klarade oss innan. Vill inte gå tillbaka till papperstiden!”

”Nu behöver jag inte jaga information.”

Malin Henriksson får idag återkommande förfrågningar om att demonstrera systemet för intresserade skolor och kommuner runt om i landet. Atea, som är  teknisk utvecklare och förvaltare av Comvius, tar hand om dessa förfrågningar.