Gamla datorer får nytt liv med molnbaserad lösning: ChromeOS

Resultatet är en större flexibilitet och lättare hantering. Dessutom jobbar elever och pedagoger nu i samma system, vilket har underlättat undervisningen avsevärt.

– Skillnaden mot förut är enorm. Om en dator krånglar är det bara att byta ut den mot en annan och börja jobba direkt, säger Martin Hagberg, pedagog på den fristående grundskolan Maria Elementarskola i Stockholm, där han i egenskap av omskolad civilingenjör även är it-ansvarig.

Moln-OS: Enkelt, kostnadseffektivt och hållbart är några av fördelarna som Martin Hagberg, pedagog och it-ansvarig på Maria Elementar listar. 

Förr krävde ett datorbyte en lång rad åtgärder, allt från att lägga in användarens konto till att koppla datorn till skolans it-domän. Detta stora jobb, som krävde kontakt med supporten varje gång, är numera som bortblåst.

Enkelheten är bara en av många fördelar med att skolan har gått över till ett molnbaserat operativsystem och i dag arbetar i stort sett alla uteslutande i Google Workspace for Education via ChromeOS.

– Ytterligare fördelar är att det är otroligt kostnadseffektivt och hållbart, eftersom vi inte behöver köpa in nya, moderna datorer. Hälften av våra datorer är närmare tio år gamla och de funkar hur bra som helst i ChromeOS, eftersom molnet inte är så prestandakrävande, säger Martin Hagberg.

Krångligt med dubbla system

Vägen mot ChromeOS började med att skolan blev varse behovet av en enhetlig it-miljö för både pedagoger och elever. Under några år använde de två parallella system, som inte var helt kompatibla med varandra.

När de första elevdatorerna köptes in 2018 valdes Chromebooks och Google Workspace for Education, medan pedagogerna fortsatte jobba i Windows mot en Exchange Server. Det innebar komplikationer, inte minst ur pedagogisk synvinkel, eftersom både verktyg och kommandon skiljer sig åt i de två miljöerna.

I samband med inköpet av elevdatorerna fick skolan dessutom en ny domänadress: mariaelementarskola.se. Både elever och medarbetare fick e-postadresser kopplade till den nya domänen.

Samtidigt fanns den gamla, meskola.se, kvar. Följden blev att pedagogerna hade två mailkonton och dubbla inloggningar. Situationen var inte hållbar i längden. I dag finns bara ett lösenord för all åtkomst i skolans system.

– Ett problem tidigare var att man inte alltid kollade båda inkorgarna, vilket gjorde att vissa mail förblev olästa. Vi försökte införa att man skulle vidarebefordra meddelanden från det ena kontot till det andra, men det funkade inte riktigt. Samtidigt var det förvirrande med två adresser. Vi tyckte att vi borde klara oss med endast ett system, säger Martin Hagberg.

Nya systemet är mindre supportdrivande

Lösningen blev att i ett första steg gå över till operativsystemet CloudReady, som är en Chromeklon, och slussa över även personalen till Google Workspace for Education. Det skedde i april förra året. Nästa steg blev att senare under året uppgradera till ChromeOS Flex, vilket gjordes i samarbete med Atea.

Martin Hagberg anmälde sig frivilligt som administratör i det nya systemet för att i största möjliga mån slippa de många samtalen till den externa supporten, som hade drivit upp it-kostnaderna och tidsåtgången för enkla kontoärenden.

Tidigare var skolan tvungen att ringa supporten varje gång någon hade glömt sitt lösenord. I dag kan Martin Hagberg fixa det själv på några sekunder.

– För oss var det viktigt att bli självförsörjande på de enkla och vanligt förekommande bastjänsterna. Det kändes ganska logiskt att byta ut ett supportdrivande system mot något som var betydligt mer självgående.

Smidig övergång med många fördelar

Enligt Martin Hagberg har övergången från Windows till Google Workspace for Education varit väldigt smidig.

För pedagogerna har det också blivit lättare att förbereda övningar för eleverna, jämfört med när de jobbade i två helt olika system. Alla har tillgång till samma vy och samma verktyg.

Med ett molnbaserat system har det dessutom blivit enklare att planera lektioner hemifrån. Man behöver inte längre ta med sig jobbdatorn hem för att komma åt systemet.

– Om pedagogerna loggar in på sina hemdatorer kommer de åt hela vår Suite, trots att de sitter med en Windowsdator eller Mac. Det gör att de kan förbereda sig hemma och sedan ligger allt färdigt när de kommer till jobbet. De behöver aldrig riskera att glömma datorn hemma. Det är helt suveränt, säger Martin Hagberg.

Kreativa lösningar på uppkomna utmaningar

Google Workspace for Education duger alldeles utmärkt precis som det är för de allra flesta av Maria Elementarskolas pedagoger. Men Martin Hagberg medger att det finns en del utmaningar med att gå från ett välkänt system till ett som inte är lika beprövat.

Det saknas en del funktioner som många har varit vana vid förut. Utskriftsmöjligheterna är inte lika goda, inte minst gäller det drivrutinerna för pdf:er. Google Workspace for Education har heller inte någon avkodare för externa DVD-spelare.

För många har det även varit en omställning att inte längre kunna använda Word och andra väletablerade program. Överlag finns det inte lika många appar för Google Workspace for Education, då många enbart utvecklas för Windows och Mac.

För egen del saknar Martin Hagberg också Outlook, där han kunde styra flera parallella konton till samma brevlåda, vilket inte är möjligt i Gmail.

Men han är övertygad om att febril utveckling pågår och att många av dessa problem kommer att försvinna med tiden. Dessutom har skolan hittat egna lösningar.

Även om Microsoftdomänen är avvecklad arbetar några få pedagoger fortfarande parallellt i Windows, men då enbart som lokala användare. Dit hör musikläraren, som har haft svårt att på annat sätt hitta nödvändiga program till sin undervisning.

Skolans DVD:er har rippats till MP4 och finns nu på en gemensam volym, som är lätt att komma åt för samtliga pedagoger. Med lite kreativitet går det att komma långt och ibland till och med hitta lösningar som överträffar de gamla.

Positivt att kroka arm med större aktör

Martin Hagberg vill bli bättre på att tipsa andra om hur de kan göra för att få ut det mesta av Google Workspace for Education och ChromeOS Flex. Han är en stark förespråkare av det ömsesidiga erfarenhetsutbyte som kan ske exempelvis via en internetcommunity.

Ett viktigt råd som han vill skicka med är att det är bra att kroka arm med en större aktör. Hans erfarenhet är att det är svårt som liten slutkund att få support direkt från Google.

Maria Elementarskola är med sina 340 elever och 50 anställda knappast någon stor enhet. Men här har skolan god hjälp av Atea, som i kraft av sin storlek har goda relationer med Google och därmed kan få svar på eventuella frågor från pedagogerna.

– Se till att du bygger upp en nära relation med en leverantör som i sin tur har goda kontakter med Google. Då fungerar det utmärkt. Du kan inte samarbeta med en för liten aktör, som Google inte bryr sig om.

**************************

Text: Johan Bentzel
Foto: Fredrik Andersson

**************************