Så ska vi frigöra it-timmar och ge ännu bättre stöd till våra verksamheter med automation

Härryda utanför Göteborg är en ganska typisk svensk kommun. Här, liksom på många andra håll i landet, förbättras it-avdelningens processer för att kunna ge mer värde till kommunens verksamheter.

– Vi har börjat jobba enligt ITIL:s regelverk, och nu är tiden mogen att byta ut vårt gamla it-stöd till ett som bättre går att anpassa till våra processer. Förändringen är ett nödvändigt steg för att vi ska kunna arbeta mer effektivt och skapa mer nytta, säger Anders Lagerkvist.

Han har tillsammans med sina medarbetare infört nya processer och nu är det dags för att flytta dessa till ett nytt verksamhetsstöd. It-funktionen kan inte längre lägga tid på att flytta ärenden mellan det gamla it-stödet, Sharepoint och Teams.

Med ServiceNow samlas allt i ett system.

– Alla aktiviteter hänger ihop från A till Ö, från inkommet ärende tills ändringar är gjorda – utan att vi behöver flytta aktiviteter mellan olika it-stöd. Och det med spårbarhet blir mycket effektivare samtidigt som kvaliteten höjs.

Automatiseringar och självhjälp frigör tid

Anders värdesätter hur hans team i fortsättningen får påminnelser när dokument ska revideras eller meddelas när ärenden drar ut på tiden. Dessutom så går det att skapa en mängd automatiseringar och flöden som förenklar och frigör tid.

En styrka med ServiceNow är självhjälpsportalen. Där kan användarna lösa många vanliga problem på egen hand och registrera nya supportärenden, och it-funktionen kan lätt uppdatera användarna om status på sina ärenden, och mycket annat.

När Härryda skulle välja nytt it-stöd var ett viktig kriterium att rapporter ska vara snabba att få fram.

 – Det har inte varit helt enkelt att ta fram en viss typ av statistik tidigare. Om något som borde ta 30 sekunder tar fem minuter, då kan konsekvensen bli att man drar sig för att ta fram den statistiken.

Proaktivt förbättringsarbete som gör det bättre för kommunens verksamheter

Med mindre tid på administration och bättre överblick, kontroll och analyser, blir det möjligt att jobba mer proaktivt. Gå till botten med problemen, i stället för att bara släcka bränderna. Och ge mer nytta till verksamheten.

– I kommunen finns det exempelvis behov av att bygga ut den trådlösa täckningen på äldreboenden, bara för att nämna ett behov bland flera som finns inom kommunen. Det är behov som dessa som vi vill kunna lägga mycket mer tid och fokus på.

Inför valet av nytt it-stödsystem gjorde Härryda en noggrann behovs-analys och gick igenom en mängd alternativ på marknaden. Atea bistod med workshops med de leverantörer som bäst matchade behoven.

– Att ta hjälp av Atea i processen att välja system var bra på många sätt, men framför allt att de gav oss lite andra perspektiv. Det var värdefullt att få ta del av deras erfarenhet och koppla detta till våra behov.

Lätt att arbeta i, anpassningsbart och med många möjligheter till integrationer

ServiceNow stack ut som det självklara valet till slut.

– Det kändes lätt att arbeta i. Det är också väldigt anpassningsbart, samtidigt som vi kan använda mycket direkt ”out of the box”. Flera av oss har jobbat med ServiceNow i tidigare sammanhang, och vi ser det också som en fördel att använda en produkt som är välkänd hos alla tänkbara leverantörer eftersom integrationer då brukar gå smidigare. Lösningen går även att bygga vidare på om vi längre fram skulle vilja bygga automatiskt flöde för exempelvis beställning av klienter och datorer, eller lägga till projektledning och HR-stöd.

Det faktum att Atea både är återförsäljare av produkten och ansvarig för att implementera den, kommenterar Anders så här:

– Det innebär att vi kan känna oss trygga i att det kommer att fungera hela vägen. Om det skulle uppstå komplikationer på vägen vet jag att Atea har oss i fokus tills det är löst.