Få stenkoll på informationssäkerheten med hjälp av RPA
Informationssäkerhet är bland de viktigaste utmaningarna i våra arbeten. Konsekvenserna kan bli drastiska om informationssäkerheten brister, så som förlust av data eller ekonomiska sanktioner.
Det gäller att hålla informationen tillgänglig till rätt personer, lita på att datat stämmer och att it-systemen är tillgängliga och fungerar när det behövs, i ur och skur. Informationssäkerhet är inte en fråga enbart för it-avdelningen. Det är företagets resurser och varumärke som behöver skyddas, således är informationssäkerhet en ledningsfråga.
Många undrar hur RPA förhåller sig till informationssäkerhet och hur det påverkar en befintlig process. Var hamnar informationen vid automation och är den säker där?
Eftersom RPA endast efterliknar och härmar de mänskliga arbetet i befintliga system och applikationer är inte skillnaden i processen särskilt stor. Roboten gör exakt det vi säger åt den att göra. I ett första steg görs en processanalys och därefter dokumenteras processen i detalj innan den automatiseras. I dessa steg får vi stenkoll på vilken information som är relevant och hur informationen flyttas i olika system. I processdokumentationen görs även en säkerhetsklassning. Ofta innebär detta att vi vid en manuell process samlar på oss data som vi egentligen inte behöver och vid automation tar vi bort irrelevant data och information.
Utöver processkartläggning förstärker RPA säkerheten genom följande:
- Eliminerar obehörig åtkomst
En robot som använder e-mail-program kommer endast att öppna de mail som den är programmerad till. Roboten kommer därmed inte gå utanför mönstret och klicka på andra mail och öppna så kallade bluffmail. Den är inte ens lockad av att vinna 1 000 000 SEK och klicka på länkar och ange bankuppgifter. - Befinner sig i en angiven miljö
Vid uppsättning av RPA-miljön installeras aktuella system och applikationer i miljön/operativsystemet. Dessutom kan separata RPA-miljöer sättas upp för att säkerställa processkrav inom organisationen. - Säkra lösenord
Roboten kommer ihåg komplicerade lösenord och ha olika lösen för respektive inloggning, sådant som en människa aldrig skulle komma ihåg. Det finns ingen risk för att roboten skriver upp lösenord och samlar dessa på en plats. Utan lösenorden krypteras och sparas i orchestratons databas. - RPA gör inte mänskliga misstag
När roboten kör en process, så gör den allt enligt det den är programmerad till. Den råkar inte försäga sig eller glömmer papper med känslig information vid skrivaren. RPA kan alltså minimera dessa fel och öka noggrannheten istället.
Det kan finnas en oro hur automationsteknologi påverkar verksamheterna, det digitala arbetssättet är säkert när det utförs korrekt. När ny teknologi introduceras är det viktigt att få med personalen i förändringen. Arbetssättet blir oftast bättre och säkrare.
Hur arbetar ni med informationssäkerhet och automationslösningar?
RPA efterliknar mänskliga beteenden i datorn och är byggt på befintligt användargränssnitt. Processer som har tydlig affärslogik, är standardiserade och har strukturerad och digital data går att automatiseras med hjälp av RPA.
