Börja med att automatisera ärenden som skapas med e-tjänster
Att idag få vänta tre veckor på försörjningsstöd eller månader på att få svar på en förfrågan om bygglov känns ineffektivt när vi vet att det finns hyfsat tydliga regler bakom. SKR menar att ett stort fokus kommer vara att öka medborgarservicen framåt, så varför inte börja i den änden?
Idag använder många kommuner e-tjänster där en medborgare loggar in med bankID för att få hjälp med ett visst ärende, till exempel att få en situationsplan, ansökan om borgerlig vigsel, ansökan om förskoleplats, hantering av avfall, parkeringstillstånd och mycket mer. Här finns ett ypperligt tillfälle att påbörja automatisering med hjälp av RPA och digitala assistenter. Den virtuella agenten tar emot förfrågningar från medborgarna och ett RPA kan utföra själva arbetsuppgiften bakom. Om ärendet ska skickas vidare till en förvaltning kan RPA förbereda information till en handläggare.
Idag är tekniken så pass mogen att vi kan integrera RPA med andra tekniker inom Intelligent Automation. Detta för att automatisera en hel process som även innehåller ostrukturerad information. Teknikerna som möjliggör detta är exempelvis maskininlärning, Natural Language Processing (NLP), dokumentigenkänning, öppen källkod osv. Det går nu automatisera mer intelligenta processer tack vara detta.
Under Ateas event Insikt talade tre kommuner om deras automationsresa. Samtliga var helt överens om att det är viktigt att ha koll på sina processer och vara beredd att utmana arbetssättet som utförs idag. Några lyfte vikten av att börja med mindre processer som skapar direkt nytta till medborgare. Att automatisera en e-tjänsteprocess med hjälp av RPA går oftast relativt snabbt, från start till mål på ungefär tre till sex veckor. Dessutom är användandet av RPA i en e-tjänst en perfekt start för att öka processautomatiseringen med andra teknologier inom Intelligent Automation. Genom att använda Intelligent Automation mot kommuninvånarna blir kommunikationen mer enhetlig och jämställd.
Oavsett var ni väljer att starta kan vi skicka med några tips:
- Fundera på vilka processer som kan ha en digital input och gör om pappersansökan till en digital ansökan.
- Hur ser processen ut när ett ärende kommer in i e-tjänsten? Det är viktigt att tänka på både hur processen ser utom bakom e-tjänsten men också att kartlägg processen!
- Vilka är de vanligaste frågorna ni tar emot idag från medborgare? Börja med att automatisera dessa.
Med automation kan du förenkla och rationalisera bort repetitiva och monotona arbetsprocesser. På så sätt kan din verksamhet uppnå högre effektivitet samt frigöra mer tid för medarbetarna att utföra mer värdeskapande aktiviteter.
