Har du ont om tid? Vi har summerat det viktigaste åt dig här.
Situationen
Precis som många andra verksamheter ville Landrins bil – ett bolag med 13 anläggningar runt om i Sverige – jobba smartare med sin data i syfte att få bra realtidskontroll, överblick på olika delar i verksamheten, fatta bättre beslut och bli mer proaktiva. Många viktiga nyckeltal låg nedgrävd i olika system. Det tog ofta en dag av klippande och klistrande från Exceldokument och olika system för att sammanställa en rapport om hur det såg ut i verksamheten.
Resultatet
Idag tar det några sekunder att få fram en rapport. Siffror presenteras överskådligt i grafer och tabeller på en stor touchscreen. Det går enkelt att zooma in på faktureringsgrad, produktivitet (beläggning) och effektivitet (hur snabbt uppdraget utförts), och att summera veckan som gått. Enkelheten har gjort att både chefer och personalen blir engagerade i siffrorna. Det finns till och med ”hastighetsmätare” som visar rött, gult och grönt för olika områden, för att alla ska kunna förstå läget – även de som inte alls har en fallenhet för, eller lust till, att analysera siffror.
– De flesta blir extra taggade när vi närmar oss slutet av månaden, eftersom en del av vår lön är resultatbaserad, säger Daniel Eriksson, verkstadschef på Landrins Bil i Avesta och Hässlö.
Vägen dit
Landrins bil valt att samla in och strukturera data från olika avdelningar i en och samma Power BI-plattform. Arbetet inleddes med Startklar Analytics, ett workshopkoncept som resulterar i konkreta initiativ för att bli mer datadriven. Ateas experter använder beprövade modeller för att definiera nuläge och önskat läge, och bryter ned gapet i konkreta, prioriterade aktiviteter tillsammans med kunderna.
– Alla konsulter som stöttat oss i den här processen har satt sig in i vår verksamhet på djupet, säger Fredrik Westerlund, it-ansvarig på Landrins Bil.
”Okej allihop, nu tar vi en titt på nyckeltalen!”
Verkstadschefens röst ljuder över fikarummet där tekniker, servicerådgivare och reservdelspersonal samlats för ett veckomöte.
Medarbetarna följer uppmärksamt Daniel Eriksson när han växlar mellan grafer, tabeller och nyckeltal på en stor touchscreen. Han zoomar in på faktureringsgrad, produktivitet (beläggning) och effektivitet (hur snabbt uppdraget utförts) och summerar veckan som gått. Daniel lyfter det som är bra, vad som kan bli bättre och ber medarbetarna om input.
Grön färg på hastighetsmätaren visar ”Vi har uppnått eller överträffat våra mål” för ett viss område.
– Det är en rutin jag haft sedan länge; att dra nyckeltal för mina medarbetare. Den största skillnaden nu när vi kör Power BI är att siffrorna blir mer konkreta när de presenteras i grafer och tabeller. Vi har också en hastighetsmätare som visar rött, gult och grönt för olika områden, säger Daniel Eriksson, verkstadschef på Landrins Bil i Avesta och Hässlö.
Med 13 anläggningar på 9 orter, tre affärssystem och ett antal generalagenter, har Landrins Bil data från många källor som behövde hanteras och koordineras på rätt sätt.
Karin Jonsson, ekonomichef, Roger Barrögård, vice vd och Fredrik Westerlund, IT-ansvarig.
Han funderar en stund och lägger till:
– Jag har alltid haft motiverade och duktiga medarbetare, men jag kan ändå märka att de blivit mer nyfikna på siffrorna nu när de presenteras på ett roligare sätt. De flesta blir extra taggade när vi närmar oss slutet av månaden, eftersom en del av vår lön är resultatbaserad, säger Daniel Eriksson med ett skratt.
Uttrycket ”Att jobba datadrivet” ringar in medarbetarnas förmåga att tolka och dra nytta av data. Ekonomi och Verkstad är två av de områden där Landrins Bil valt att låta data ligga till grund för att kunna fatta bättre beslut. Men låt oss backa bandet. Allt började egentligen våren 2021.
En generalagent är en aktör som har ensamrätt att förmedla en produkt till återförsäljare inom ett visst geografiskt område.
– Vi behövde ett system som snabbt och smidigt kan kombinera och presentera siffror, nyckeltal och annan data från flera källor, exempelvis från våra affärssystem eller från våra generalagenter, säger Karin Jonsson, ekonomichef på Landrins Bil.
Karin är sedan tidigare van vid BI-rapporter och kände till vad som är möjligt att få fram.
– Det är väldigt tidskrävande att kopiera och klistra in siffror från olika system för att själv sätta ihop en rapport. Vissa rapporter tog mig en hel dag att sammanställa, vilket var rejält frustrerande, berättar Karin Jonsson.
– Vi brukar skämta om ”Excel-hell”, det där eviga jobbet med att sätta ihop egna rapporter. Med vår analysdatabas i botten tar det några sekunder att få fram en rapport som det tidigare tog mig en dag att sammanställa, säger Karin Jonsson, ekonomichef på Landrins Bil.
Roger Barrögård är vice vd på Landrins Bil. Han är också ansvarig för Serviceverkstäderna på samtliga anläggningar, från Sundsvall i norr till Lund i söder.
– För två månader sedan började en ny verkstadschef hos oss. Jag förundras över hur snabbt han greppat verksamheten och redan förstår hur han bör agera. Jag kan se att analysdatabasen och rapporterna varit till stor hjälp för att få överblick och koll. Vanligtvis tar det flera år att bli så självgående, säger Roger Barrögård och nickar eftertänksamt.
Att bli mer datadriven kan låta abstrakt, svårt och krävande. Men hur kommer man i gång, egentligen?
– Jag kände till Atea sedan tidigare och visste att vi skulle få kvalitet om vi valde att anlita dem. Om man som vd eller CIO inte vet var man ska börja är det klokt att anlita en partner som kan det här området, säger Karin Jonsson.
– Du behöver också se till att det finns ett genuint intresse för siffror. Eller att du åtminstone kan väcka den nyfikenheten hos ledningsgrupp och medarbetare, flikar Roger Barrögård in.
Startklar Analytics är ett workshopkoncept som resulterat i konkreta initiativ som tillsammans kommer att utgöra resan mot att bli mer datadriven. Vi använder beprövade modeller för att definiera nuläge, önskat läge samt bryta ned gapet i konkreta, prioriterade aktiviteter.
Det konkreta arbetet inleddes med workshopen Startklar Analytics, våren 2021. Där skapades samsyn kring begreppen, Atea visade exempel på hur andra aktörer jobbar datadrivet och inte minst undersöktes vad som kan vara klokt att börja med.
– Workshopen lägger en viktigt grund för det kommande arbetet. Vi hade olika förkunskaper, så det kändes viktigt att börja med att få en gemensam syn på området, säger Karin Jonsson.
Fredrik Westerlund, IT-ansvarig.
Även it måste vara redo för förflyttningen till en mer datadriven verksamhet, och vad det innebär. Med 13 anläggningar på 9 orter, tre affärssystem och ett antal generalagenter, har Landrins Bil data från många källor som behövde hanteras och koordineras på rätt sätt.
– Rent organisatoriskt är det viktigt att bestämma vem som har ansvar för data, frågor och felsökningar för olika områden i den egna verksamheten. Och så behöver man vara noga med att kontrollera data både en och två gånger. Annars finns risk att man fastnar i felsökningar när allt ska gå live, säger Fredrik Westerlund, it-ansvarig på Landrins Bil.
Roger Barrögård menar också att man behöver rusta sig med tålamod och acceptera att förändringen kommer att ta tid och resurser i anspråk.
– Håll ut och fokusera på målet! Vi ser redan idag ett stort värde i att jobba mer datadrivet. Och då har vi bara börjat skrapa på ytan för vad som är möjligt.
Och så är det där med valet av partner, någon som verkligen kan området. Vad har ni uppskattat mest i samarbete med Atea?
– Intresset, intresset, intresset, säger Fredrik Westerlund retoriskt och ler.
Han fortsätter:
– Alla konsulter som stöttat oss i den här processen har satt sig in i vår verksamhet på djupet, för att kunna bidra med värdefulla förslag om vilken data som bör finnas i databasen och hur den sedan kan kombineras och användas.
Idag är det lite drygt två år sedan som resan mot att bli mer datadriven började. Hur ser det ut, har ni nått ert önskade läge, det ni ringade in under workshopen?
Karin Jonsson får sista ordet:
– Vi har kommit långt, men vi är inte framme. Hittills har vi varit väldigt fokuserade på arbetet med att samla, flytta och förstå vår data. Nu är det dags att använda databasen och rapporterna ännu mer. Vi kan bli ännu bättre på att fatta faktabaserade och proaktiva beslut.
*****************
Text: Ulrika Nybäck
Foto: Fredrik Andersson
Enligt Roger Barrögård, Karin Jonsson, Fredrik Westerlund och Daniel Eriksson på Landrins Bil
7 tips från Roger Barrögård, Karin Jonsson och Fredrik Westerlund på Landrins Bil
