Faktabaserade beslut i Uddevalla kommun

Att ha relevant fakta från verksamheten så lättillgänglig underlättar både fruktbara diskussioner och snabba beslut. Tid som tidigare ägnades åt databearbetning kan nu läggas på analys i stället, och risken för mänskliga fel minskar – samtidigt som misstag upptäcks lättare.

Roger Granat, it-chef och tidigare socialtjänstchef på Uddevalla kommun, Susanne Waenerlund, chef för Uddevalla kommuns beslutsstöd.

– I stället för att vi har ett gäng Excelfiler, lite osäkra rapporter från våra verksamhetssystem, samlar vi ihop all data till ett system som är överskådligt, och visuellt väldigt trevligt att se på, säger Roger.

Han berättar att han i stort sett varje morgon tar sitt morgonkaffe och tittar på graferna. Det håller honom uppdaterad och driver honom och hans kolleger i att fatta kloka beslut utifrån fakta.

– När jag träffar mina chefer för månadsuppföljning så utgår vi från beslutsstödet. Så här ser verkligheten ut. Ingen behöver lägga tid på att hämta hem data utan det finns presenterat och vi kan diskutera varför ser det ut på det ena eller andra sättet och vad kan vi göra åt det.

Underlättar diskussioner och snabba beslut

Genomförda insatser kan nu följas direkt på skärmen, och trender och tendenser kan lätt upptäckas och analyseras. Grafer visar i realtid flöden av ärenden, fördelning av intäkter och kostnader och så vidare.

– Den bredd vi har byggt i beslutsstödet här i Uddevalla är unikt, i kommun-Sverige. Många kommuner har kanske HR och ekonomidata i någon form av beslutsstöd, men vi har också byggt ut det med verksamhetsdata, säger Roger Granat.

Exakt vilken data som presenteras är upp till cheferna att avgöra. De får snabbt svar på det som är mest relevant för dem:

• Hur många är just nu inskrivna i den kommunala hälso- och sjukvården?
• Hur många barn i skolan misstänks just nu för kriminalitet, och hur ser trenden ut?
• Hur många av våra anställda går i pension framöver?

Rådet: Starta det här jobbet med en gång

BI-plattformen samlar, strukturerar och binder ihop data från en från en mängd verksamhetssystem. Susanne Waenerlund, chef för Uddevalla kommuns beslutsstöd, förklarar hur det fungerar:

– Vi har ett centralt datalager som ligger här i kommunen, vi har sedan kopplat på Power BI där vi visualiserar och skapar rapporter som chefer och användare kan gå in och titta i. För att snabba upp processen att bygga datalager används TimeXtender. TimeXtender förenklar processen att successivt lägga till nya datakällor och behovet av extern kompetens minimeras.

Till kommuner som överväger att ta fram ett liknande beslutsstöd ger Susanne det här rådet:

It-chefen Roger Granat fyller i:

– Är ni osäkra, gör ett studiebesök i Uddevalla. Sen tror jag att ni kommer att bestämma er att vi vill gå den här resan också.