Affärsbyrån frigör kraft och pengar med molntjänster

Precis som många andra moderna tjänsteföretag behöver affärsbyrån Value and Friends flexibilitet att kunna jobba varifrån som helst, utan tekniska hinder.

– Oavsett om vi är på kontoret, ute hos kund eller jobbar hemifrån vill vi snabbt kunna komma åt filerna i våra mappar, och få fram information och uppgifter i de program vi använder, säger Magnus Wikström, delägare och it-ansvarig på företaget som har sin verksamhet utspridd på fem orter i Västerbotten.

Att jobba på distans var plågsamt – ibland även omöjligt

Magnus Wikström, delägare och it-ansvarig

Tidigare använde sig företaget av VPN-tunnlar för att säkert koppla upp sig hemifrån och från kunder. Det var som att ta sig fram på tröga, ovallade Gustav Vasa-skidor i stället för att susa fram med skoter.

– Många gånger orkade inte VPN-tunneln ens släppa igenom data. En del kunders brandväggar släppte inte igenom trafik överhuvudtaget, så det var inte bara långsamt utan många gånger omöjligt att utföra jobb på distans, beskriver Magnus Wikström och fortsätter.

– Till exempel tog det en kvart att koppla upp sig och gräva fram en bokföringspost från ett tidigare år, om det ens gick. Jag, och många med mig, blev ofta på så dåligt humör att vi ofta struntade i att göra vissa uppgifter på distans. Idag tar det en minut att få fram uppgifterna varifrån som helst.

Den nya it-lösningen har revolutionerat samarbetet mellan kontoren

Affärsbyrån har efter starten 1984 vuxit både organiskt och genom att ta över andra affärsbyråer. Med åren blev it-strukturen ett lapptäcke av egna och hyrda servrar och lokala programvaruinstallationer, med varierade nätverks- och mappstrukturer.

Idag jobbar alla fem kontoren mot en och samma arbetsyta genom en terminal-lösning kopplad till Azure vilket innebär en centralisering av affärssystem och filer. Medarbetarna jobbar i en enhetlig mappstruktur, med blixtsnabb åtkomst till data, varifrån som helst.

– Det här har underlättat samarbete mellan kontoren avsevärt. Om ett kontor är överbelastat, kan medarbetare från ett annat snabbt rycka in för att jämna ut arbetsbelastningen, säger Magnus Wikström.

Tidigare tvingades ofta medarbetare att sätta sig i bilen för att kunna stötta vid arbetstoppar eller sjukdom.

– Vi hade inget val. Kontoret i Skellefteå kunde inte komma åt kundfilerna som relaterade till kontoren i Vindeln eller Umeå. Vi behövde köra upp till 14 mil, bara för att kunna hjälpa till. Det blev många timmar i bilen. Knöligt, och det blev onödigt mycket övertid.

Lösningen minskar både fysiska och digitala risker

Möjligheten att jobba effektivt på distans har också inneburit att företagets medarbetare kan följa rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten att stanna hemma vid minsta symptom på covid-19. Nu kan de hjälpa både kunderna på den egna orten kunder tillhörande de andra kontoren, utan att lämna hemmet.

Bytet av it-struktur innebär även mer skydd mot spridning av digitala virus och andra cyberfaror, som krascher och olaga intrång. Den digitala säkerheten är högre nu.

– Servern har inte ens ett ip-nummer. Den går inte hitta. Vi har tvåfaktorsautentisering. Vi har även större kontroll på inloggningar. Vi ser när, var och hur inloggningar har skett, och även alla försök att logga in.

Att bli "beroende av internet" var ett stort men avgörande steg

För Value and Friends var det aldrig ett alternativ att avstå från det här teknikskiftet.
– Om man inte hänger med i utvecklingen blir man bli akterseglad av omvärlden. Det gäller naturligtvis oss också.

Att byta till en molnbaserad it-struktur kan kännas som ett stort steg om man i alla år haft allt på marken. Så även för det här företaget. Kan man lita på att internet alltid fungerar? Den oron lever kvar från tiden när internetuppkopplingarna fortfarande var svajiga och opålitliga.

– Nuförtiden är det ju inget problem alls. Upptiden har varit i princip 100 procent. En utbyggnad av fibernätet här i krokarna störde lite, men det blev aldrig ett problem. Vi löste det genom att koppla upp oss via 4G. Och dessutom, även tidigare var vi till viss del beroende av internet. En av våra servrar stod i en serverhall.

Hundratusentals kronor sparade – och tid kan läggas på annat

Den nya, molnbaserade lösningen har sparat en hel del pengar.

– Årskostnaderna har sjunkit med i storleksordningen ett par hundra tusen kronor. De pengarna använder vi till att investera bättre och större skärmar som underlättar arbetet, säger Magnus Wikström.

Även hans egen roll som it-ansvarig har förenklats.

– Jag behöver ägna mycket mindre tid på support, tack vare automatiseringar i Azure när det gäller klientdatorer, servrar och backuper. Jag lägger nu den tiden på kunder i stället.

Atea har varit med hela vägen, i alltifrån konvertering av innehållet i servarna och att lägga upp användarna, till att åtgärda småsaker som dyker upp.

– Värdefullast i processen har varit den snabba återkopplingen. När det händer något i ett nytt system är det extra viktigt att det åtgärdas fort, så att medarbetarna behåller en positiv feeling av processen.

Även den fortsatta supporten efter sjösättandet för snart ett år sedan har varit klanderfri, menar Magnus Wikström.

– Så fort det har varit något, så lyfter man bara luren så har det fixats direkt.

Med den nya it-miljön kan företaget lättare expandera

Med den nya it-miljön är affärsbyrån rustad för framtiden. Magnus Wikström ser ljust på byråns framtid. Nu finns inga tekniska hinder för att enkelt skala verksamheten. Nya medarbetare kan anslutas efter behov, och det mycket enklare än tidigare.

– En ny användare kan läggas upp på några minuter. Det tog flera timmar tidigare med alla 15-20 program som skulle installeras, att lägga upp behörigheter, och allt annat. Nu klonas användare virtuellt.

Även nya kontor kan sättas upp snabbt. Ett nytt kontor kan tekniskt vara igång på mindre än en halv dag. Tidigare tog det flera dagar att få all teknik på plats och få allt att fungera som tänkt.

Tror på fortsatt utveckling för molnbaserade lösningar

Teknikutvecklingen kommer naturligtvis att fortsätta, och den påverkar hur Value and Friends jobbar internt och med kunder.

– Fortfarande är många av våra kunder inte mogna för videomöten, även om vi är det. Vi får se hur vi gör med det framöver. Det kan krävas utbildningsinsatser från vår sida för att hjälpa dem att bli mer bekväma.

– I övrigt tror jag på en fortsatt utveckling för molnbaserade lösningar. De programvaror vi använder kommer säkert att bli molnbaserade helt och hållet, och även bli mycket bättre på att prata med andra tjänster, så att exempelvis ett bokföringsprogram kan prata med en bokföringsrapport i OneDrive.

Förenkling. Det är i grunden vad han och hans byrå erbjuder sina kunder. Med den nya it-miljön har det aldrig varit lättare.