Peter Fors, it-chef
För att möta verksamhetens och kundernas behov måste it-avdelningen fokusera mer på utveckling och mindre på den löpande driften. Polarbröd hade redan påbörjat denna resa, när en brand slog ut tre fjärdedelar av produktionen. Återuppbyggnaden tar sikte på framtidens lösningar och då blir it-avdelningens nya roll ännu viktigare.
Under 2018 och 2019 gick Polarbröd noggrant igenom sin it-strategi. Utgångspunkten var verksamhetens behov. Slutsatserna var många, men alla pekade åt samma håll: it-avdelningen måste ha ett större fokus på utvecklingsfrågor.
Bland önskemålen fanns en ökad strävan mot ”Industri 4.0”, där fysisk produktion och digital teknik samverkar för att skapa en effektivare och smartare tillverkningsprocess. Verksamheten efterfrågade också en mer datadriven omvärlds- och trendanalys, så att rätt produkter kan utvecklas till kunder och konsumenter.
Samtidigt stod det klart att det var svårt att uppfylla dessa behov med befintliga it-resurser.
– Polarbröd har en ganska liten it-avdelning med tre personer. Dessutom har vi en produktion som pågår nästan dygnet runt. Av naturliga skäl låg vårt fokus på att upprätthålla den löpande driften. Vi landade i att det inte gick att fortsätta på samma sätt som förut. Verksamheten behöver ju ha mer av oss än bara driftstöd, säger it-chefen Peter Fors.
Outsourcing är den rätta vägen
Så i början av 2020 stod Polarbröd vid ett vägskäl. It-avdelningen behövde antingen anställa fler medarbetare eller köpa in fler tjänster för att frigöra tid till digitalisering och strategiskt arbete. Valet föll på det senare och uppdraget gick till Atea.
– It-avdelningens nya uppdrag är att leverera verksamhetsutveckling, medan driften framöver sköts via managerade molntjänster och liknande lösningar. Inte bara i vår bransch, utan generellt i alla branscher. Den tekniska utvecklingen går dessutom fortare och fortare. Vi behöver bygga it-avdelningar som kan hantera och möjliggöra snabb förändring, säger Peter Fors.
Därför var outsourcing utan tvekan det bästa beslutet, konstaterar han.
– Molntjänster är ingen fluga, utan snarare det fortsatta utvecklingsspåret för framtiden. Det är stordrift som gäller. Att ha en egen intern it-driftsavdelning blir allt svårare att räkna hem. Det är precis som i vår egen brödproduktion: den bygger på att vi tillverkar samma produkt i stora volymer, först då får vi ner styckepriset.
Ärendehanteringen går snabbare
I avtalet med Atea ingår all it-drift, inklusive support och underhåll. Merparten av systemen sköts centralt från Ateas datacenter i Umeå. De system som av tekniska skäl måste finnas på plats i bageriet hyrs in som tjänst.
I överenskommelsen ingår även en beredskapsorganisation med it-personal som kan rycka in på kvällar, nätter och helger.
– Nu tar Atea helhetsansvaret och vi är inte lika personberoende längre. Vi har avtal som slår fast var leveransnivån ska ligga. Det innebär en större tydlighet och vi vet också vad det kommer att kosta. För medarbetarna betyder det bland annat en snabbare ärendehantering, för nu har vi tillgång till en dynamisk helpdesk, som utökas om ärendena blir fler, säger Peter Fors.
5 tips från Peter Fors om fördelarna med outsourcad it-drift
- Ger mer tid till utvecklingsfrågor och att skapa nytt värde. I stället för att fokusera helt på den löpande driften eller ”Att hålla lyset tänt” så får du mer tid till strategiskt arbete. Då kan du också agera snabbare på förändringar i omvärlden och i bästa fall ligga steget före.
- Ökad säkerhet. En lärdom vi har dragit är att det aldrig är för tidigt att skaffa sig en Disaster Recovery-lösning. Med molnlösningar och driftssäkerhetstjänster är alla it-system i tryggt förvar och skyddade mot bränder och andra katastrofer.
- Snabbare ärendehantering. Med en dynamisk helpdesk, som enkelt kan byggas ut om behoven ökar, får dina medarbetare i verksamheten snabbt den support som de behöver.
- Stabilare organisation. Din it-drift blir inte längre lika personberoende. Det garanterar att eventuella problem som uppstår kan lösas snabbt oavsett när de inträffar.
- Förutsägbara kostnader och högre flexibilitet. Stordrift i ett externt datacenter pressar dina kostnader, som också blir lättare att överblicka när tjänsten faktureras månadsvis utifrån ingångna avtal. Du kan också enkelt skala upp och skala ned utifrån rådande behov.
Hjälteinsats räddade servrar
Polarbröds genomgång av it-strategin innebar också att den sannolikt svagaste punkten i den dåvarande it-infrastrukturen upptäcktes, att all information fanns samlad i ett datacenter i bolagets lokaler i Älvsbyn.
Vad skulle hända vid en brand? Backuper fanns, men all hårdvara riskerade att förstöras. Att bygga upp allt igen skulle vara ett tidsödande arbete.
Disaster Recovery var därför ett viktigt inslag i upphandlingen med Atea och planering av lösningen pågick under augusti 2020.
På kvällen den 23 augusti startade branden som kom att ödelägga anläggningen i Älvsbyn. Tre fjärdedelar av Polarbröds produktion slogs ut.
It-avdelningens egen medarbetare Hasse Karlström, som är deltidsbrandman, deltog som tur var i räddningsarbetet och insåg snabbt vad som höll på att hända.
– Hasse gjorde en hjälteinsats och räddade de viktigaste servrarna, där vi bland annat hade vårt affärssystem, säger Peter Fors.
Verksamhet byggs från grunden
Branden på bageriet i Älvsbyn innebar två uppdrag för Ateas lösningsarkitekt Johan Bergman.
It-avdelningens högsta prioritet på morgonen den 24 augusti var att få i gång affärssystemet för att få fart på produktionen i Polarbröds andra anläggning i Bredbyn. Med hjälp av Atea var det genomfört på mindre än ett dygn efter att branden startat.
Men i Älvsbyn stod allt stilla. Lokalerna hade brunnit upp och med dem även all produktionsutrustning. Ägarna beslutade redan under morgonen att Polarbröd skulle komma tillbaka och att bageriet i Älvsbyn skulle återuppbyggas.
– I praktiken stod vi med ett blankt papper, en möjlighet att bygga helt nytt från grunden. I det läget blev det ännu viktigare med en it-avdelning som fokuserar på digitalisering och utveckling. För när vi nu skulle bygga nytt, hur skulle vi då bygga? Därmed insåg vi att outsourcingresan behövde gå ännu fortare, säger Peter Fors.
Framtiden blir mer datadriven
Polarbröd har precis genomfört den första etappen av återuppbyggnadsfasen, vilket innebär att en produktionslinje i Älvsbyn åter är i drift. Den är i huvudsak en förbättrad version av den modernaste av de tidigare tre linjerna, med fokus att så snabbt som möjligt återställa produktionskapacitet.
”Molntjänster är ingen fluga, utan snarare det fortsatta utvecklingsspåret för framtiden. Det är stordrift som gäller. Att ha en egen intern it-driftsavdelning blir allt svårare att räkna hem. Det är precis som i vår egen brödproduktion: den bygger på att vi tillverkar samma produkt i stora volymer, först då får vi ner styckepriset.”
— Peter Fors
Etapp två tar sikte på framtiden och har som mål att ta nya, djärva steg. Där spelar en ökad digitalisering en stor roll. Produktionen måste också bli mer flexibel, konstaterar Peter Fors, som därför tror att de kommande produktionslinjerna får en annan utformning.
– Vi behöver jobba mer datadrivet. Dels internt genom att fånga upp processdata från bakningen för att automatisera kvalitetskontrollerna och optimera produktionen. Dels externt genom att ha örat mot rälsen, så att vi tidigt upptäcker konsumenternas behov och svarar upp mot dem.
Branden stärkte relationen
Ateas tjänster är väl beprövade, vilket ger Polarbröd en it-miljö med hög leveransnivå och snabba lösningar om problem skulle uppstå.
Hittills har samarbetet varit följsamt och bra, anser Peter Fors.
– Jag upplever att våra band till Atea stärktes efter branden. Vid en katastrof ställs ju relationen på prov. Hur fungerar det egentligen när man behöver snabb hjälp? Vi fick oerhört bra respons. Teknikerna jobbade i stort sett dygnet runt.
Ateas leverans till Polarbröd
- Analys och rådgivning om hur it bäst stöttar verksamheten.
- Design och implementering av en ny it-miljö, inklusive installation av nätverk och wifi.
- Utformning av hybridleverans med molnserver, driftsäkerhetstjänst (Disaster Recovery) samt lokal process-it/hybrid datacenter.
- Helhetsansvar för drift och underhåll av it-systemen.
- Service- och helpdesk för medarbetarna, som numera får all support via Atea, i stället för att ringa den interna it-avdelningen. I detta ingår även en beredskapsorganisation för kvällar, nätter och helger.
Text: Johan Bentzel
Foto: Magnus Fond