Carlssons Skola tröttnade på sitt otympliga system för dokumentation av elevärenden och hittade en lösning som både förenklade processen och gjorde den mer rättssäker. Med plattformen Comvius har de nu en tydlig struktur för elevhälsan och incidentrapporteringen.
Carlssons skola
Stockholm
Skapa en förenklad och mer rättssäker process för hantering och dokumentation av elevärenden.
I det stora hela var Susanne Ridner, rektor på Carlssons Skola, nöjd med sin befintliga skolplattform. Men den saknade ett säkert och enhetligt system för dokumentation av elevärenden. Rutinerna var bristfälliga och levde inte upp till GDPR-kraven.
Susanne Ridner, rektor på Carlssons Skola i Stockholm, har bara positiva erfarenheter av plattformen Comvius, som har hjälpt skolan att få den struktur som de önskar kring elevärenden.
Skolans elevdokumentation fanns på en lokal server – och med drygt 680 elever blev det svårt att hitta bland alla anteckningar.
– Det blir ganska mycket dokumentation kring vissa elever. Och så undrade vi hur vi skulle göra när de flyttar upp en årskurs. Vår lösning blev att samla uppgifterna på det år som en elev började i skolan, så hittade vi informationen den vägen, berättar Susanne Ridner och fortsätter:
– Men till slut blev det ganska långa Worddokument som vi behövde skrolla igenom. Samtidigt fanns åtgärdsprogrammen i pärmar hos specialpedagogerna och dokumentationen om extra anpassningar hos mentorerna. Det blev ohanterligt. Vi behövde få struktur och säkerställa att rätt personer får åtkomst till dokumenten.
Du äger och skyddar din egen data
Lösningen blev Comvius - plattform för lärare, som har utvecklats i samarbete mellan Ådalsskolan i Kramfors och Atea. Det är ett system som består av moduler, som kan anpassas efter skolans behov och där uppgifterna skyddas på ett datasäkert sätt.
I dag finns det bland annat moduler för frånvarohantering, elevhälsa och likabehandling. Nya moduler utvecklas i takt med användarnas önskemål.
Skolan äger all data och bestämmer över hur den används. Inga externa leverantörer behöver tillfrågas eller godkänna att skolan kommer åt informationen och sammanställer den på olika sätt.
”Äntligen har vi en tydlig, lätthanterlig och säker struktur för elevärenden. Informationen är enkel att överblicka och går snabbt att skicka ut till berörda”
— Susanne Ridner, Rektor
Den stora fördelen med systemet är att många av skolans processer finns på ett ställe och ger användarna en samlad elevbild.
När skolpersonalen inte längre behöver leta efter informationen på alla möjliga ställen blir det enklare att registrera och följa upp ärenden, se mönster och få bra beslutsunderlag för frågor som rör eleverna.
Comvius underlättar också övergången mellan årskurser och stadier. Dessutom minskar det medarbetarnas oro över att göra fel.
– Äntligen har vi en tydlig, lätthanterlig och säker struktur för elevärenden. Informationen är enkel att överblicka och går snabbt att skicka ut till berörda, säger Susanne Rider och fortsätter:
– Det blir också tydligt vem som inte har dokumenterat. Då saknas ju dokumentation, även om vi vet att det har hänt grejor. Så med en bättre överblick blir det också enklare för mig som skolledare att följa upp vad som händer.
Stor nytta ledde till utökning av plattformen
Från början använde Carlssons Skola enbart modulen för elevhälsa. Det fungerade så pass bra att medarbetarna även ville integrera incidentrapporteringen i systemet.
– I och med att vi startade med en modul och gav medarbetarna gott om tid på sig att lära sig systemet och tankegången i Comvius, blev det ganska enkelt att också implementera incidentrapporteringen. Det väcktes ett behov i organisationen att vi ville ha allt på samma plats, säger Susanne Ridner.
Carlssons Skola använder fortfarande sin ursprungliga skolplattform för att rapportera närvaro och frånvaro men har börjat snegla på frånvarohanteringen i Comvius.
Det är dock viktigt för Susanne Ridner att kunna garantera en smidig övergång för medarbetarna. Man ska inte behöva gå in i två system för att hantera samma ärende, som hon uttrycker det.
– Jag har inte tittat ordentligt på frånvaromodulen än men är nyfiken på den. Comvius är ju egentligen en hel skolplattform, och vi är jättenöjda med de funktioner som vi har. Vi tycker att de fungerar utmärkt.
Överblick gör systemet rättssäkert
Eftersom det råder enighet på skolan om behovet av plattformen har den inte varit särskilt svår att införa. Alla medarbetare har varit med på tåget.
Svårast i övergången till det nya systemet har i stället varit att Comvius i vissa fall använder andra begrepp än vad skolan tidigare använde sig av. Men det har varit ett överkomligt bekymmer, menar Susanne Ridner.
– En fördel med incidentrapporteringen i Comvius är att du inte kan avsluta ett ärende om du inte har gjort alla steg. Det gör ju att jag enkelt kan se vilka ärenden som inte är avslutade och gå tillbaka till dem. Den möjligheten hade jag inte förut. Det är väldigt bra och gör det också rättssäkert.
Ett enkelt samarbete och bra upplägg
Ända sedan Susanne Ridner blev rektor har hon letat efter en plattform som skulle kunna hjälpa Carlssons Skola att få ordning på elevdokumentationen.
Pandemin fördröjde tyvärr införandet, men höstterminen 2022 var Comvius till slut på plats. Malin Henriksson, verksamhetsutvecklare i Kramfors kommun, var tillsammans med Atea ett viktigt bollplank under hela processen. Hon är ett viktigt stöd än i dag.
– Eftersom Malin är pedagog förstår hon vad det är vi vill förbättra med vissa processer. Så det har varit ett väldigt enkelt samarbete och ett bra upplägg, säger Susanne Ridner.
Susanne Ridner läste först om Comvius i en tidningsartikel och blev ännu mer intresserad när hon lyssnat på ett föredrag av Ådalsskolans rektor Peyman Vahedi, initiativtagare till plattformen. Det ledde till fördjupade kontakter mellan skolorna redan 2019.
Plattformen ger plats åt specifika behov
Carlssons Skola har också bjudits in att medverka i ett utvecklingsråd kring plattformen och har tackat ja. Enligt Susanne Ridner är det jättebra att få en sådan möjlighet att påverka.
– Det känns som om de lyssnar på de specifika behov som vi har som friskola och behoven känns heller inte särskilt svåra att implementera. Exempelvis ville vi ha rapporter för extraanpassningar och åtgärdsprogram på gruppnivå och fick genast svaret att det skulle man försöka lösa.
💡 3 råd till skolor som vill satsa på Comvius
Susanne Ridner tipsar:
- Låt processen ta tid. Det är bra att ta det lugnt och inte göra förändringarna för fort. Organisationen behöver tid på sig att lära sig modulerna. Ha därför gärna återkommande workshoppar, där medarbetarna får prova sig fram.
- Ta hjälp av expertis utifrån. I början är det bättre att få hjälp av någon som redan kan plattformen än att försöka lära sig allt på egen hand. För oss var verksamhetsutvecklaren Malin Henriksson en ovärderlig hjälp som föreläsare och utbildare.
- Var beredd på att olika moduler kräver olika mycket tid. För vår del tog det mer tid att föra in vår andra modul (incidentrapporteringen) än vår första (elevhälsan), eftersom den är mer omfattande. Sådant kan vara viktigt att tänka på när du planerar din process.
**************************
Text: Johan Bentzel
Foto: Fredrik Andersson
**************************
En plattform av lärare, för lärare, elever och föräldrar!
Comvius | Skolans samlade elevbild | Plattformen syftar till att minimera dokumentationskraven genom att bidra till den typen av arbetsåtgärder som har krävts i t.ex de senaste huvudöverenskommelserna mellan arbetsmarknadens parter för lärarkåren.
Plattform för lärare